4 เคล็ดลับจัดการ Inbox อย่างมีประสิทธิภาพ

July 11, 2022 Career Advice

ช่วงที่เราปรับมาทำงานแบบ hybrid working และเน้น work from home กันมากขึ้น แน่นอนว่าการสื่อสารสื่อสารผ่านช่องทางออนไลน์ต่างๆ ก็ย่อมเพิ่มขึ้นตามไปด้วย โดยเฉพาะในช่องทางอีเมลที่ทำให้หลายคนอาจจะต้องเจอปัญหายุ่งยากในการใช้เวลาในการจัดการตอบอีเมลจนแทบไม่มีเวลาเหลือให้ทำอะไร บางครั้งก็เสียสมาธิเพราะเจ้า notifications ที่แจ้งเตือนบ่อย บางคนก็ติดนิสัย “Inbox Zero” ที่ไม่ต้องการให้มีอีเมล unread ค้างใน inbox เลย ทว่าแม้จะเปิดทุกเมลแล้วแต่ก็ยังเจอกับปัญหางานค้างและไม่มีเวลาตอบอีเมลอยู่ดี ซึ่งวันนี้เราก็มี 4 วิธีดีๆ ที่จะช่วยคุณจัดการ Inbox อย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกันค่ะ 
 


  1. แบ่งเวลาสำหรับจัดการอีเมลเป็นรอบๆ  
    คุณอาจลองแบ่งเวลาว่าจะจัดการอีเมลช่วงไหนบ้างเพื่อไม่ให้การอ่านและตอบอีเมลรบกวนเวลาของคุณจนเกินไป เช่น ทุกๆ 1 – 2 ชั่วโมง คุณอาจใช้เวลา 5-10 นาทีเข้ามาเช็คและตอบอีเมลโดยเฉพาะ วิธีนี้จะช่วยให้คุณมีเวลาโฟกัสงานที่ทำอยู่ ขณะเดียวกันก็มีเวลาโฟกัสในการตอบอีเมลด้วย 

  2. แบ่งกลุ่มอีเมลด้วยกฎ 2 นาที   
    ลองแบ่งกลุ่มอีเมลออกเป็นสองประเภท ประเภทแรกแบบที่ต้องการการตอบแบ่งเร่งด่วน และอีกประเภทคืออีเมลที่ต้องใช้เวลาคิดก่อนที่จะตอบ คุณอาจลองใช้เกณฑ์ 2 นาที ตามแนวคิดจากหนังสือ “Getting Things Done” เป็นตัวแบ่ง โดยหากอีเมลนั้นใช้เวลาตอบไม่เกิน 2 นาทีก็ให้ตอบเลยเพื่อเคลียร์ inbox แต่หากต้องใช้เวลานานกว่านั้นเพื่อคิดพิจารณาก่อน ก็ให้เก็บอีเมลนั้นไว้ตอบทีหลังในช่วงเวลาที่เราจัดสรรไว้เพื่อตอบอีเมลแทน หรือใช้วิธีตอบอีเมลไปก่อนว่าจะสามารถตอบอีเมลนี้กลับได้ภายในวันไหนเพื่อให้อีกฝ่ายทราบว่าเราได้รับทราบเรื่องนี้แล้วและสามารถติดตามได้อีกครั้งเมื่อไร 

  3. ใช้วิธีโทรศัพท์แทนบ้าง 
    บางครั้งเราอาจรู้สึกไม่สะดวกใจที่จะตอบบางอีเมล เช่น ไม่รู้ว่าจะตอบยังไงให้ไม่เสียน้ำใจ หรืออยู่ในสถานการณ์ที่ต้องตอบปฏิเสธแต่ก็กลัวว่าใช้ภาษาเขียนอาจอธิบายได้ไม่ดีนัก ทำให้อีเมลค้างใน inbox ของเรานานเกินไปเพราะเรายังไม่พร้อมที่จะตอบอีเมลสักที ซึ่งการโทรศัพท์ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ใช้เวลาที่สั้นกว่า สื่อสารได้เข้าใจกว่า ทั้งยังทำให้ทราบน้ำเสียงและท่าทีของเราได้ดีกว่าอีเมลอีกด้วย ดังนั้นการใช้วิธีโทรศัพท์ควบคู่ไปกับการตอบอีเมลสั้นๆ ก็เป็นอีกหนึ่งวิธีที่น่าสนใจ 

  4. ปิด notification เมื่อต้องโฟกัสกับงาน 
    หากคุณมีงานด่วนหรืองานสำคัญที่ต้องใช้สมาธิ คุณอาจพิจารณาปิดการแจ้งเตือนอีเมลเป็นช่วงๆ คุณไม่จำเป็นต้องตอบอีเมลในทันทีก็ได้แม้ว่าจะเป็นอีเมลเร่งด่วนจากหัวหน้าก็สามารถรอได้ การตอบภายใน 20-30 นาทีก็ถือว่าเป็นช่วงเวลาที่รับได้
     

อ้างอิง  

NYtimes: How to Make the Most of Your Workday