ทำไมองค์กรถึงทำ Agile ไม่สำเร็จ

March 18, 2021 HR Insight

คำว่า agile (อ่านว่า อะ-ไจล์) เป็นคำยอดฮิตที่หลายคนในวงการบริหารและทรัพยากรบุคคลต่างพูดถึงกัน เพราะด้วยเทคโนโลยีและธุรกิจเปลี่ยนแปลงเร็วมาก

ไม่กี่ปีมานี้หลายองค์กรได้นำแนวคิด agile มาทดลองใช้เพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงานให้สามารถปรับตัวได้รวดเร็วเท่าทันความเปลี่ยนแปลง แต่ในบางองค์กรผลลัพธ์ที่ได้กลับออกมาในทางตรงกันข้าม การบริหารจัดการมีปัญหา งานล่าช้าและไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควร

สาเหตุที่เป็นแบบนี้ไม่ใช่เพราะแนวคิด agile ไม่ดี เพียงแต่ยังขาดการเตรียมพร้อมและปัจจัยสนับสนุนที่ดีจึงทำให้ไม่ประสบความสำเร็จในการทำ agile โดยสาเหตุหลักมีดังนี้ 

 

1.ขาดการสร้างวัฒนธรรม Agile Culture 

 
หลายๆ ครั้งการนำหลัก agile มาใช้เป็นการปรับจากล่างขึ้นบน แต่ไม่ใช่จากบนลงล่าง ดังนั้นเมื่อนำมาใช้จึงเกิดความติดขัด ดังสุภาษิตหัวไม่ส่ายหางไม่ขยับ บทบาทของผู้นำในการสร้างวัฒนธรรมหรือ agile culture ให้เกิดขึ้นจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอย่างมาก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงต้องอาศัยผู้นำในการกำหนดทิศทาง กลยุทธ์ ตลอดจนการสื่อสารที่ชัดเจนผ่านการทำให้ดูเป็นตัวอย่าง จนเกิดเป็นวัฒนธรรมขึ้นในองค์กร เพื่อที่ทุกคนในองค์กรมีทัศนคติและความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องในการปรับตัวสู่การทำ agile  
 

2.โครงสร้างองค์กรไม่ตอบโจทย์

 
องค์กรที่ดำเนินการมาเป็นเวลานาน มักมีปัญหาการทำงานแบบไซโล (Silo working) ที่เกิดขึ้นเนื่องจากต่างคนต่างทำงานกันมานานจนเป็นระบบไปเสียแล้ว แต่ละสาขาแต่ละแผนกต่างทำงานแบบตัวใครตัวมัน ไม่มีการแลกพูดคุยแลกเปลี่ยนและแชร์ข้อมูลกันระหว่างกัน

การทำงานแบบไซโลพนักงานมักจะมีความเชี่ยวชาญตามสายงานที่ตัวเองถนัด แต่ก็มีข้อเสียตรงที่อาจทำให้พนักงานบางคนมีทัศนคติแบบ fixed mindset ไม่ยอมเรียนรู้สิ่งใหม่ที่นอกเหนือไปจากหน้าที่และขอบเขตงานเดิมของตัวเอง ซึ่งการจะสร้าง agile ให้เกิดขึ้นได้นั้นต้องทลายไซโลนี้ให้ได้เสียก่อน ไม่เช่นนั้นจะเมื่อทำ agile ไปสักพักจะพบว่าสุดท้ายพนักงานจะกลับไปทำงานตามระบบเดิมอยู่ดี  

 
การจะแก้ปัญหานี้ในภาพใหญ่อาจต้องเริ่มจากการปรับโครงสร้างองค์กรใหม่ให้ยืดหยุ่นขึ้นโดยลดลำดับขั้นสายงานบังคับบัญชาลง สร้างทีมย่อยเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน ทีมสามารถทำงาน cross functional  กันได้ พร้อมกับสนับสนุนการพัฒนาพนักงานให้มีทักษะที่ครอบคลุมเพื่อเพิ่มความอเนกประสงค์ในการทำงานในโปรเจกต์ที่แตกต่างกัน

วิธีนี้แม้ฟังดูแล้วอาจมองว่าเป็นเรื่องใหญ่เกินตัว แต่คุณก็สามารถเริ่มต้นได้ในทีมของคุณเอง โดยนำแนวคิด agile ไปใช้ในการวางโครงสร้างทีมและพัฒนาคน ซึ่งหากทำได้สำเร็จก็จะเป็นรากฐานสำคัญในการปรับสู่สเกลที่ใหญ่ขึ้นต่อไป 

 

3.ความล่าช้าในการตัดสินใจ 

  
หัวใจหลักของการปรับองค์กรให้ agile อยู่ที่การทำ scrum เพื่อช่วยให้การทำงานคล่องตัวขึ้น แต่จากรายงานของ scruminc พบว่า 47% ของการทำ agile ไม่สำเร็จเกิดจากการนำ scrum ไปใช้ได้ไม่มีประสิทธิภาพ  

บ่อยครั้งเรามักพบว่าการทำ daily scrum หรือ stand up meeting จะเป็นลักษณะที่แต่ละคนมารายงานความคืบหน้าของงานตัวเองแล้วก็จบไป ไม่ได้มีขึ้นเพื่อแก้ปัญหาหรือย่นระยะเวลาในการตัดสินใจเพื่อเพิ่มความคล่องตัวในการทำงาน 
 

จากสถิติพบว่าองค์กรที่ทำ agile สำเร็จ จะต้องมี Decision Latency หรือ ระยะเวลาตัดสินใจที่สั้น โดยองค์กรที่มีสามารถตัดสินใจจัดการเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ภายใน 1 ชม. จะมีโอกาสทำ agile ได้สำเร็จ 68% แต่หากใช้เวลาดำเนินการนานเกิน 5 ชม. โอกาสสำเร็จจะมีเพียง 18% เท่านั้น ซึ่งการจะย่นระยะเวลาตัดสินใจให้เร็วขึ้นได้ องค์กรต้องลดระเบียบและขั้นตอนต่างๆ ลง โดยการกระจายอำนาจตัดสินใจให้ Product Owner/Project Manager มากขึ้นและใช้ daily scrum เป็นตัวช่วยในการติดตามงานและแก้ปัญหาเฉพาะหน้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ส่วนเรื่องที่เกินอำนาจตัดสินใจก็ควรให้ Product Owner/Project Manager อัปเดทรายวันกับผู้บริหารเพิ่มเติมเพื่อให้เรื่องใหญ่ๆ ถูกส่งขึ้นไปให้ผู้บริหารตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น วิธีนี้จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวและประสิทธิภาพในการทำงานได้ 
 

องค์กรก็คือคน การจะเปลี่ยนแปลงองค์กรต้องเริ่มที่คนก่อนเสมอ ดังนั้นหากอยากปรับองค์กรให้ agile ต้องเริ่มจากปรับให้คนทำ agile ให้เป็นก่อน" 

 

อ้างอิง:  
Accenture: Why many agile transformations fail, and how yours will succeed 
Not about code: การนำ Agile มาใช้ในองค์กร 
Scruminc: Why do 47% of Agile Transformations Fail? 
ETDA:อย่าทำงานแบบ Silo ไม่งั้นองค์กรของคุณจะ So Slow