เราเสียเวลาไปกับการประชุมที่ไม่ประสิทธิภาพมากเกินไปรึเปล่า? จากการสำรวจในงานวิจัยหลายชิ้นพบว่า การประชุมติด Top 3 ประเภทงานที่คนใช้เวลาทำมากที่สุด โดยจำนวนเวลาที่ใช้ในการประชุมนั้นเริ่มต้นที่ 25% ของเวลางาน ขณะที่ตัวเลขสูงสุดอยู่ที่ 80% ซึ่งเป็นตัวเลขที่สูงจนน่าตกใจ โดยเฉพาะผู้บริหารและผู้จัดการที่ประชุมเฉลี่ยราว 23 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยพบว่าหลายประชุมไม่มีประสิทธิภาพเท่าไรนัก และเป็นการใช้เวลางานของทั้งผู้บริหารและพนักงานไปอย่างไม่คุ้มค่า
Adecco จึงอยากชวนคุณมาทบทวนสิ่งที่คนมักเข้าใจผิดและทำพลาดบ่อย ๆ เมื่อจัดการประชุมกับ 5 ข้อควร “เลิก” เพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ
1. เลิกเชิญคนเข้าประชุมเยอะเกินความจำเป็น
การประชุมที่จำเป็นต้องควรเชิญคนเข้าประชุมเยอะ ๆ เพื่อให้เข้าใจตรงกันในครั้งเดียวนั้น อาจเหมาะกับการประชุมที่มีจุดประสงค์เพื่อชี้แจงกฎระเบียบหรือนโยบายของบริษัท ซึ่งเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับคนจำนวนมากและจำเป็นที่ทุกคนต้องรับรู้ แต่อาจไม่เหมาะกับการประชุมประเภทอื่น เพราะจำนวนคนที่เยอะเกินไปจะทำให้คนรู้สึกไม่กล้ามีส่วนร่วม อีกทั้งยิ่งคนเยอะยิ่งหาข้อสรุปได้ยาก (ลองนึกถึงเวลาเรานัดเพื่อนกลุ่มใหญ่ไปเที่ยวสิคะ ว่าหาข้อสรุปยากแค่ไหน การประชุมงานก็ไม่แตกต่างกันค่ะ)
Harvard Business Review ได้กล่าวถึงกฎน่าสนใจที่คุณอาจมาใช้พิจารณาเป็นเกณฑ์การจำกัดคนเข้าประชุมได้ กับกฎ 8-18-1800
- ไม่เกิน 8 คน - เหมาะสำหรับการประชุมเพื่อหาทางแก้ไขปัญหา ตัดสินใจ และหาข้อสรุปร่วมกัน บุคคลที่เข้าร่วมควรเป็นคนที่มีความเชี่ยวชาญในเรื่องที่เกี่ยวข้อง คนที่มีส่วนได้ส่วนเสียกับประเด็นนั้น และคนที่มีอำนาจในการตัดสินใจ
- ไม่เกิน 18 คน - เหมาะสำหรับการประชุมเพื่อระดมสมอง เราสามารถเรียกคนเข้าประชุมได้มากขึ้น เนื่องจากต้องการไอเดียที่หลากหลาย แต่ก็ไม่ควรมากไปกว่านี้ เพราะจะเกิดความวุ่นวาย และการมีจำนวนไอเดียมากทำให้ใช้เวลานานในการจัดระเบียบและนำมาตกผลึก
- ไม่เกิน 1,800 คน - เหมาะสำหรับการประชุมที่เป็นการสื่อสารทางเดียว เช่น การประชุมเพื่อแจ้งหรือประชาสัมพันธ์นโยบาย การปรับเปลี่ยนความสำคัญขององค์กร การเปิดตัวผลิตภัณฑ์/สินค้าบริการใหม่ เพื่อสร้างการรับรู้หรือปลุกใจคนจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็น พนักงานทั้งหมดขององค์กร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย หรือสาธารณชน ในคราวเดียวกัน อย่างไรก็ตามจำนวนคนเข้าประชุมอาจเกิน 1,800 คนก็ได้ตามความเหมาะสมในแต่ละกรณี
2. เลิกประชุมติดตามงานบ่อย ๆ
หลายท่านอาจมีประชุมที่กำหนดไว้เป็นประจำทุกสัปดาห์ แต่หากการประชุมมีจุดประสงค์เพียงเพื่อติดตามงานเท่านั้น การประชุมนั้นอาจไม่จำเป็นก็ได้ค่ะ คุณสามารถเลือกใช้วิธีทวงถามความคืบหน้างานผ่านอีเมลหรือคุยกับเจ้าของโปรเจกต์แทนได้โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งโปรเจกต์เข้ามาประชุม วิธีนี้จะช่วยให้ลดเวลาการประชุมและเพิ่มเวลาการทำงานให้กับทีมได้อย่างดี
3. เลิกประชุมโดยไม่มี agenda
บ่อยครั้งที่เรามักได้รับอีเมลเชิญเข้าประชุม โดยที่เราไม่ทราบเนื้อหาวาระในการประชุม ไม่ทราบว่าต้องเข้าไปทำไม บางทีก็ไม่แจ้งล่วงหน้า และหลายครั้งเรามักพบว่าบางเรื่องก็ไม่ได้สำคัญนัก บางทีเข้าไปประชุมเรื่องนึงก็ออกนอกทะเลไปไกล เสียเวลาเป็นชั่วโมง ๆ โดยที่ไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอัน
ปัญหาเหล่านี้สาเหตุหลักก็มาจาก agenda ที่ไม่ชัดเจน เพราะเรามักคิดว่าการประชุมกับคนที่เราคุ้นเคยกันดีหรือมีลักษณะการประชุมแบบไม่เป็นทางการ การจัดทำ agenda อาจไม่ใช่เรื่องจำเป็น แต่ที่จริงแล้ว agenda มีความสำคัญมากในการแจ้งวัตถุประสงค์การประชุม กำหนดกรอบประเด็นเนื้อหา และช่วยควบคุมเวลาในการประชุม การกำหนด agenda จึงเป็นสิ่งที่ควรทำในทุก ๆ การประชุม ไม่ว่าประชุมนั้นจะเล็กหรือใหญ่ เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ตาม
4. เลิกประชุมหาไอเดียใหม่ ๆ (โดยที่ไม่เตรียมพร้อม)
หลายคนคงเคยตกอยู่ในสถานการณ์ที่หัวหน้าของคุณอาจเคยเปิดประเด็นในห้องประชุมด้วยประโยคที่ว่า “มีใครมีไอเดียใหม่ ๆ ไหม” แล้วทุกคนในห้องก็เงียบกริบ เหลือเพียงแต่เสียงแอร์ ซ้ำรายบางคนแค่รอดูว่าหัวหน้าว่ามีท่าทีไปทางไหนแล้วค่อยพยักหน้าตาม ดังนั้นอย่าหวังว่าการคิดนอกกรอบจะเกิดขึ้นหากคุณไม่เตรียมพร้อมสำหรับการประชุมแบบระดมสมอง
หากคุณต้องการประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ ๆ คุณควรแจ้งถึงวัตถุประสงค์ของการประชุม อาจส่งเอกสารสรุปเกี่ยวกับโครงการให้ผู้เข้าร่วมเตรียมตัวและทำการบ้านมาก่อนล่วงหน้า คุณยังต้องวางแผนออกแบบขั้นตอนการระดมสมอง เลือกคนที่น่าจะมีไอเดียดี ๆ หรือมีลักษณะใกล้เคียงกับกลุ่มตัวอย่าง อย่างเช่น หากต้องการหาไอเดียสำหรับคิดผลิตภัณฑ์ที่ตอบโจทย์คนรุ่นใหม่ ก็ควรให้พนักงานที่เป็นเด็กจบใหม่หรือเด็กฝึกงานเข้าร่วมประชุมด้วย รวมถึงกำหนดให้มี Moderator มาช่วยรันการประชุมเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการเสนอไอเดีย และระวังการตัดสินไอเดียหรือปัดไอเดียทิ้งเร็วเกินไป ซึ่งจะทำให้ไม่มีใครกล้าแสดงความคิดเห็น และทำให้การประชุมไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร
5. เลิกคิดว่าทุกคนรู้ว่าต้องทำอะไรต่อหลังจากประชุมเสร็จ
หลาย ๆ ครั้งสิ่งที่เราคุยกันในห้องประชุม ก็มักจะจบเเค่ในห้องประชุม แต่ขาดการดำเนินงานต่อ สาเหตุที่เป็นเช่นนี้ก็เพราะขาดการสรุป action plan ที่ชัดเจน ดังนั้นควรมีการสรุป action plan ที่ชัดเจนทุกครั้งหลังประชุม โดยสรุปเป้าหมายการทำงาน สรุปว่าใครจะเป็นผู้รับผิดชอบสิ่งใด สรุปกรอบการทำงานและระยะเวลาการทำงานให้ชัดเจน และส่งอีเมลเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนจะรับทราบและนำไปปฏิบัติงานต่อให้สำเร็จอ้างอิง: CiteSeerX, UNC Charlotte และ Harvard Business Review
