การรักษาคนเก่งขององค์กรผ่านการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงาน - แนวทางสำหรับปี 2015

แนวคิดของการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงาน เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานอีกครั้ง เพื่อทำให้พวกเขาได้รับความรู้ใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสายธุรกิจ หน้าที่รับผิดชอบ หรือในธุรกิจของบริษัทที่พวกเขาทำอยู่ หรือหมายถึงการจัดให้มีการฝึกอบรมพนักงานในความรู้สาขาใหม่ ๆ และการพัฒนาทักษะที่มีอยู่ของพวกเขา เพื่อให้สามารถรับผิดชอบในสายงานที่แตกต่างไปของบริษัทหรือของธุรกิจได้ นอกจากนี้ ยังเป็นอีกวิธีที่หนึ่งที่มีประสิทธิภาพที่จะช่วยให้บริษัทสามารถเก็บรักษาคนเก่งไว้ให้อยู่ทำงานกับองค์กรนาน ๆ โดยทำให้พวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ รวมทั้งความรู้ในสาขาการทำงานใหม่ ซึ่งจะเป็นสิ่งที่พวกเขาสามารถท้าทายตัวเองได้ ยกตัวอย่างเช่น ในประเทศสิงคโปร์ เราได้เห็นพนักงานหลายคนที่เผชิญกับการเข้าคอร์สฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อเรียนรู้ทักษะใหม่ในสายงานใหม่ๆ หลากหลายคอร์ส

เฉกเช่นเดียวกับอัตราการพัฒนาเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี การฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงาน ได้กลายเป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จที่สำคัญยิ่งสำหรับองค์กรชั้นนำต่าง ๆ หากไม่มีการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานแล้ว ทักษะความรู้ต่าง ๆ ที่พนักงานมีอยู่จะกลายเป็นสิ่งล้าสมัยที่อาจเป็นภัยคุกคามที่น่ากลัวต่อธุรกิจ ระดับของทักษะความรู้นั้นล้าสมัยอย่างรวดเร็วเหมือนกับซอฟต์แวร์ที่มีอายุงานกว่า 1 ปีเลยทีเดียว

การที่บริษัทจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานจะช่วยให้พนักงานของพวกเขาได้เรียนรู้ทักษะใหม่ที่จำเป็นต่อการทำงาน และเป็นการช่วยให้พนักงานของพวกเขาเก่งขึ้นและสามารถทำงานได้อย่างมืออาชีพ

"เพื่อช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จ บริษัทจำต้องมีการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการที่เพิ่มมากขึ้นเพื่อตอบสนองและเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้า" Diana Boon หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลและธุรการของบริษัท Epson Southeast Asia กล่าว "แนวความคิดของการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานนั้น มีจุดประสงค์เพื่อปรับทัศนคติและพฤติกรรมของพนักงาน เพื่อให้สามารถตอบสนองความต้องการดังกล่าว บริษัทจำต้องมีการตรวจสอบในสิ่งที่พวกเราทำรวมถึงวิธีการที่เราทำและการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานจะช่วยเปิดโอกาสให้เรามุ่งเน้นและสามารถทำในสิ่งเหล่านี้ได้"

ในขณะที่บางบริษัท จัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงาน เพราะความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี หรือเพราะมีการพัฒนาธุรกิจใหม่ๆ  ในบางบริษัทมีโปรแกรมในการปรับเปลี่ยนพนักงานให้โยกย้ายไปทำงานในสายงานอื่นๆของธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นเพราะด้วยเหตุผลใดก็ตาม โปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาเหล่านี้ล้วนแต่เป็นประโยชน์ เพราะจะช่วยทำให้เกิดการเพิ่มผลิตภาพในระยะยาว เพิ่มความจงรักภักดีของพนักงาน และช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานด้วย

การฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานให้ประโยชน์ทางตรงอย่างมากมายทั้งต่อนายจ้างและลูกจ้าง เป็นการเปิดโอกาสให้ลูกจ้างได้รักษาและพัฒนาปรับปรุงทักษะเฉพาะเพื่อใช้กับงานที่รับผิดชอบอยู่ เพื่อช่วยสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับบริษัทได้ ทักษะการปฏิบัติงานเฉพาะทางนั้นต้องใช้เวลาหลายปีในการพัฒนาถึงจะมีความเชี่ยวชาญ ดังนั้น เมื่อจัดให้มีการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานอย่างต่อเนื่อง ก็เท่ากับว่าองค์กรได้ช่วยให้พนักงานพัฒนาทักษะเชิงลึกในสายวิชาชีพที่พวกเขาเลือกได้เป็นอย่างดี หากไม่มีการฝึกอบรมและพัฒนาในลักษณะนี้ พนักงานหลายคนก็จะขาดทักษะทางเทคนิคและความรู้ที่จำเป็นในการทำงาน

การฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานบางประเภทฝึกทักษะที่ช่วยด้านการปรับปรุงผลิตภัณฑ์และบริการ นอกจากโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาเหล่านี้จะช่วยเสริมสร้างความรู้แก่พนักงานแล้ว ยังเป็นการเปิดโอกาสให้พนักงานได้เรียนรู้วิธีการทำงานใหม่ ๆ ในขั้นสูงขึ้นซึ่งสามารถนำไปใช้ในการพัฒนาปรับปรุงผลิตภัณฑ์ และสิ่งสำคัญที่สุดคือการเพิ่มความพึงพอใจให้กับลูกค้ายิ่งขึ้น หากไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาในลักษณะนี้ บริษัทอาจจะไม่สามารถพัฒนาตนเองให้ก้าวทันหรือแข่งขันกับธุรกิจที่นำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริการในลักษณะเดียวกันได้

หนึ่งในข้อโต้แย้งสำคัญเรื่องการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานของพนักงานคือ เรื่องความคุ้มทุนอย่างมีนัยสำคัญที่ได้รับจากการเก็บรักษาพนักงานที่มีความสามารถไว้ เมื่อเปรียบเทียบกับการจ้างพนักงานเข้ามาใหม่ จากข้อมูลของสมาคมการบริหารงานบุคคลของสหรัฐอเมริกา (Society for Human Resources Management) พบว่า ค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานใหม่เข้ามาทำงานนั้นสูงมาก คิดเป็นกว่าร้อยละ 50 - 60 ของเงินเดือนประจำปีของพนักงานเลยทีเดียว แต่หากบริษัทหันมามุ่งเน้นเรื่องการเก็บรักษาพนักงานไว้ บริษัทสามารถลดค่าใช้จ่ายในการหาพนักงานใหม่เข้ามาทดแทนพนักงานเดิม และยังสามารถลดค่าใช้จ่ายทางอ้อมที่เกี่ยวข้องกับความสามารถในการทำงานที่ลดลง และการหดหายของลูกค้าได้ด้วย

การเก็บรักษาพนักงานไว้ให้ทำงานอยู่กับองค์กรนาน ๆ นั้น ยังมีผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อความสามารถในการทำงานของบริษัทอีกด้วย เมื่อใดที่พนักงานลาออก ความสามารถในการทำงานของบริษัทมักจะได้รับผลกระทบด้วยเสมอ หากไม่สามารถหาคนเข้ามาแทนได้ ก็หมายความว่างานนั้น ๆ ก็จะไม่สำเร็จลุล่วง  แม้ว่าจะสามารถหาคนใหม่เข้ามาแทนที่ ก็ต้องจัดให้มีการฝึกอบรมซึ่งต้องใช้เวลา และยังต้องเผชิญกับช่วงเวลาในการเรียนรู้งานที่พนักงานใหม่ต้องเอาชนะผ่านด่านไปให้ได้ก่อนที่จะเริ่มสร้างผลกำไรให้กับบริษัท "พนักงานใหม่มักจะมีเส้นโค้งแห่งการเรียนรู้
(learning curve) ของตนเอง" Diana Boon กล่าว "ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับแต่ละตำแหน่ง ซึ่งอาจใช้เวลาตั้งแต่ 6 เดือนถึง 2 ปีก่อนที่พนักงานใหม่นั้นจะสามารถทำงานให้กับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ" หากมีการเตรียมการที่จำเป็นเพื่อช่วยให้พนักงานปัจจุบันมีความสุขในการทำงาน ความสามารถในการทำงานขององค์กรก็จะไม่ได้รับผลกระทบแต่อย่างใด

จากผลการศึกษาของ National Centre เรื่อง คุณภาพการศึกษาของแรงงาน (Educational Quality of the Workforce) พบว่า เมื่อแรงงานมีระดับการศึกษาเพิ่มขึ้นร้อยละ 10 จะช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวมถึงร้อยละ 8.6 ใขณะที่ เมื่อมูลค่าของอุปกรณ์เครื่องใช้เพิ่มขึ้นร้อยละ 10 จะช่วยเพิ่มผลผลิตโดยรวมแค่เพียงร้อยละ 3.4 เท่านั้น

ในการให้สัมภาษณ์กับทาง Bloomberg โดย Laszlo Bock รองประธานอาวุโสแผนกทรัพยากรบุคคลของกูเกิ้ล (Google’s People Operations) กล่าวว่า สิ่งหนึ่งที่ช่วยให้พนักงานมีความสุขในการทำงานก็คือ ความรู้สึกว่างานที่พวกเขาทำนั้นมีความหมาย

"คนเรานั้นไม่ได้ทำงานเพียงแค่เพื่อเงินเท่านั้น แต่อยากทำงานที่มีความหมายหรือมีความสำคัญด้วย" Laszlo Bock ยังกล่าวอ้างถึงผลวิจัยของ Wharton โดยศาสตราจารย์ Adam Grant ที่พบว่า เมื่อคนเราสามารถเชื่อมโยงงานที่พวกเขาทำกับสิ่งที่มีความหมาย ผลผลิตที่ได้ก็จะเพิ่มสูงขึ้นถึง 5 เท่าเลยทีเดียว

"การฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงาน จะช่วยขยายขอบเขตให้ทำในสิ่งที่แตกต่างและทำได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย มันช่วยทำให้บุคคลนั้นสามารถมองข้ามมุมมองหรือ ‘โลก’ ของตัวเองออกไปยังภาพที่ใหญ่ขึ้นได้" Diana Boon กล่าวเสริม "สิ่งนี้จะช่วยให้พวกเขาสามารถวางแผนล่วงหน้า หรือมีมาตรการป้องกันความล้มเหลวที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตได้ ซี่งจะช่วยให้เกิดการประหยัดค่าใช้จ่าย และช่วยเพิ่มผลผลิตให้มากขึ้นได้"

การฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานนั้น ยังส่งผลทางบวกต่อระดับขวัญและกำลังใจของพนักงานอีกด้วย การฝึกอบรมให้พนักงานได้ปรับปรุงพัฒนาทักษะ หรือเปิดโอกาสให้พนักงานได้ฝึกฝนเรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ในสิ่งที่พวกเขาสนใจในสายงานที่แตกต่างออกไป เท่ากับเป็นการเสริมสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานเชิงบวก และช่วยเสริมสร้างความผูกพัน (Commitment) ที่พนักงานมีต่อองค์กร ไม่ใช่เรื่องแปลกที่พนักงานที่สนุกสนานในงานที่พวกเขาทำ ภายใต้บรรยากาศการทำงานที่ดี มีแนวโน้มจะร่วมทำงานกับบริษัทไปอีกนาน

แม้แต่ฝ่ายสรรหาบุคลากรเองก็ได้รับแรงสนับสนุนจากโปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานด้วย ผู้สมัครงานมีแนวโน้มที่จะเลือกทำงานกับบริษัทที่มีการลงทุนให้กับอนาคตของพวกเขา ด้วยการจัดให้มีการฝึกอบรมอย่างหลากหลายหรือเปิดโอกาสในการศึกษาเพิ่มเติม

โปรแกรมการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงาน ไม่ได้เป็นแค่เพียงโปรแกรมการฝึกอบรมที่จัดให้กับพนักงานที่ทำงานอยู่กับองค์กรแล้วเท่านั้น ยังสามารถจัดให้กับพนักงานเข้าใหม่ได้ด้วยเช่นกัน  อเด็คโก้ขอนำเสนอกลเม็ดเด็ดเพื่อช่วยให้ท่านสามารถดำเนินการจัดการการฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงานได้อย่างประสบความสำเร็จ ดังต่อไปนี้:

1. ประเมินความจำเป็น – องค์กรจำต้องประเมินและระบุว่า ความรู้เชิงลึกและทักษะความชำนาญใหม่ ๆ ด้านใดบ้างที่พนักงานควรฝึกอบรมและพัฒนาเพื่อฟื้นฟูทักษะและยกระดับความสามารถในการทำงาน "การจัดฝึกอบรมลักษณะนี้จำเป็นต้องจัดให้มีขึ้นก่อนที่พนักงานจะตัดสินใจลาออกจากงาน" Diana Boon แนะนำ "ที่บริษัท Epson พนักงานมีอิสระในการสอบถามเรื่องตำแหน่งงานในหน่วยงานอื่นๆ หรือในส่วนงานที่พวกเขาเชื่อว่าความทุ่มเทและผลการปฎิบัติงานของพวกเขาจะมีความหมายและได้รับการยอมรับมากกว่า และเมื่อมีตำแหน่งเปิดว่าง พนักงานภายในองค์กรก็จะได้รับการพิจารณาก่อนผู้สมัครจากภายนอก"

2. จัดประเภทการฝึกอบรม – แบ่งประเภทการฝึกอบรมออกเป็น Soft skills และ Hard skills โดยที่ Soft skills (ทักษะหรือความชำนาญที่เป็นลักษณะส่วนบุคคลที่สัมพันธ์กับความฉลาดทางอารมณ์) หมายรวมถึง ทักษะด้านการดูแลให้บริการลูกค้า ด้านนโยบาย ด้านขั้นตอนกระบวนการจัดการกับการล่วงละเมิด การคุกคาม การข่มเหงรังแกในที่ทำงาน การจัดการกับความหลากหลาย การจัดการด้านการรักษาความปลอดภัยในการทำงาน และ เรื่องความรู้ความชำนาญทั่วไปอื่น ๆ ในขณะที่ Hard skills (ทักษะหรือความรู้ ความชำนาญเรื่องวิชาการในการทำงาน) หมายถึงความรู้และทักษะเฉพาะที่จำเป็นต้องมีเพื่อช่วยให้สามารถทำงานที่รับผิดชอบได้สำเร็จ เช่นความรู้และทักษะในการทำงานกับเครื่องจักรกล หรือ กระบวนการทำงานเฉพาะด้าน เป็นต้น

3. กำหนดหัวข้อและนำเสนอหลักสูตรการฝึกอบรม – กำหนดตารางการฝึกอบรม โดยระบุรายชื่อพนักงาน, ตำแหน่งงาน หัวข้อหลักสูตรและการฝึกอบรมที่มีอยู่ทั้งหมด รวมทั้งวันเวลาของหลักสูตรการฝึกอบรมแต่ละหัวข้อ

4. Mix and Match – จัดให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมที่เหมาะสมกับลักษณะเฉพาะของงานที่พวกเขาทำอยู่ และในขณะเดียวกัน ก็ควรแจ้งให้พนักงานได้รับทราบว่า พวกเขาสามารถเข้ารับการฝึกอบรมด้านอื่นที่พวกเขาสนใจ เพื่อยกระดับความสามารถในการทำงานด้านอื่น ๆ ได้ด้วยเช่นกัน

5. กำหนดผู้นำในการฝึกอบรม - คัดเลือกผู้ประสานงานหรือทีมงานการฝึกอบรมจากบุคลากรภายในองค์กรมาช่วยพัฒนาและสร้างโปรแกรมการฝึกอบรม ทั้งนี้สามารถใช้ประโยชน์จากแนวทางหรือข้อมูลการฝึกอบรมออนไลน์ที่มีอยู่มากมายมาช่วยในการสร้างโปรแกรมการฝึกอบรมให้ประสบความสำเร็จได้

6. เริ่มกิจกรรมการฝึกอบรม – นำเอาโปรแกรมการฝึกอบรมของคุณมาใช้ โดยจัดการฝึกอบรมให้กับทั้งพนักงานเข้าใหม่และพนักงานเก่า ทั้งผู้ที่จำเป็นต้องใช้ความรู้ทักษะนั้นโดยตรง และกับพนักงานที่แสดงความสนใจเข้ารับการฝึกอบรมด้านนั้น ๆ เพิ่มเติมเพื่อยกระดับความสามารถในการทำงาน

7. ตรวจสอบและปรับปรุง – ไม่มีโปรแกรมการฝึกอบรมใดที่สมบูรณ์แบบในทันที ดังนั้นจึงควรทำการตรวจสอบการฝึกอบรมอย่างสม่ำเสมอ รับฟังข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการฝึกอบรมที่พนักงานต้องการ หัวข้อการฝึกอบรมครอบคลุมสิ่งที่พนักงานต้องการเรียนรู้เพียงพอหรือไม่ ควรมีการปรับปรุงหัวข้อและวิธีการฝึกอบรมเรื่องใดบ้าง และพนักงานอยากเรียนรู้เรื่องใดเพิ่มเติมบ้าง ทางแผนกเองก็ควรมีการประเมินประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานก่อนและหลังการเข้ารับฝึกอบรม และใช้ข้อมูลดังกล่าวมาวัดประสิทธิภาพของการฝึกอบรมว่ามีส่วนช่วยพัฒนาทักษะความสามารถในการทำงานได้อย่างไรบ้าง