4 ข้อควรทำ เพื่อการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

May 28, 2020 Career Advice

เคยไหม ที่ต้องเข้าไปนั่งประชุมหลายชั่วโมงเเต่กลับไม่ได้อะไรเป็นชิ้นเป็นอันออกมาเท่าไหร่ บางทีเดินเข้าห้องประชุมเเล้วไม่รู้ว่าต้องมาคุยอะไร หรือในขณะที่ประชุมเอง ก็มีคนที่ได้พูดเยอะกว่าคนอื่น ในขณะที่บางคนเเทบไม่ได้พูดอะไรเลย บางประชุมก็หาข้อสรุปไม่ได้ ออกห้องประชุมก็เหมือนนับศูนย์ใหม่ กลายเป็นการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพ ต้องเสียเวลาการทำงานโดยใช่เหตุ เรียกได้ว่ามีประชุมเมื่อไรก็เตรียมทำงานล่วงเวลาได้เลย ปัญหานี้สามารถแก้ได้เพียงทำตามข้อแนะนำ 4 ข้อนี้

1. กำหนดวาระการประชุมให้ชัดเจน

สิ่งสำคัญที่หลาย ๆ การประชุมชอบหลงลืมให้ความสำคัญไปคือ การตั้งเป้าหมายให้ชัดเจนว่าทุกคนมาเข้าประชุมนี้เพื่ออะไร จะถกกัน หรือตัดสินใจร่วมกันในประเด็นอะไรบ้าง ในทุกการประชุมควรมีการสรุป agenda หรือระเบียบวาระการประชุมที่ชัดเจนให้ทุกคนได้ทราบถึงเป้าหมายเเละหัวข้อก่อนเข้าประชุม 

การมี agenda นอกจากจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมได้เตรียมตัวนำเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุมมาร่วมเเล้ว มันยังช่วยทำหน้าที่เหมือนเป็น ‘เข็มทิศ’ ที่จะคอยเตือนสติให้ทุกคนกลับมาเข้ามาอยู่ในประเด็นที่ควรจะพูดคุย เมื่อบทสนทนาเริ่มออกทะเลหรือเริ่มมีการพูดคุยในประเด็นอื่น ๆ ที่ไม่ได้อยู่ใน agenda อีกด้วย

เพิ่มเติม: วิธีช่วยกระตุ้นการคิดเเละประสิทธิภาพมากขึ้นคือ การเปลี่ยน ‘หัวข้อกว้าง ๆ’ ที่จะคุยใน agenda เป็น ‘คำถามที่ต้องตอบ’ ในการประชุมครั้งนี้เเทน เช่น จากหัวข้อ ‘การเพิ่มยอดขาย’ เป็น ‘เเนวทางการเพิ่มยอดขายผ่านช่องทางการ live สด ผ่าน Facebook’

2. ใช้เทคนิค Brainwriting เเทนการระดมสมองเเบบเดิม ๆ 

การประชุมหลาย ๆ ครั้งก็ต้องการความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ จากคนหลาย ๆ คน เเต่บางครั้งการระดมสมองเเบบธรรมดา ๆ อาจไม่พอ งานวิจัยจาก Northwestern University พบว่าเทคนิค Brainwriting หรือการระดมสมองผ่านการเขียน ช่วยกระตุ้นความคิดเชิงสร้างสรรค์ (Creative Thinking) เเละสร้างไอเดียเเปลกใหม่ได้มากกว่าการ Brainstorming หรือการระดมสมองเเบบทั่วไปถึง 42 เปอร์เซ็นต์เชียวล่ะ !

ซึ่งหลักการระดมสมองเเบบ Brainwriting มันต่างจากการ Brainstorming ทั่วไปตรงที่เเทนที่ทุกคนจะพูดไอเดียนั้นออกมาในวง เเละถกไอเดียหรือประเด็นนั้น ๆ กันทันทีเมื่อมีคนพูด (ซึ่งในเวลาที่จำกัดอาจทำให้ความหลากหลายของไอเดียน้อยลงได้) เปลี่ยนเป็นให้ทุกคนได้เขียนไอเดียต่าง ๆ ลงในกระดาษ post-it ก่อนเเทน เมื่อเขียนเสร็จ ก็ให้เเต่ละคนเล่าไอเดียของตัวเองให้เพื่อน ๆ ในวงฟัง พร้อมกับเเปะไว้บนพื้นที่กลาง เพื่อให้ทุกคนเห็น โดยเน้นให้ทุกคนในวงรับฟังไอเดียของกันเเละกันก่อน อย่าเพิ่งตัดสินไอเดีย หรือยิงไอเดียที่ตัวเองไม่เห็นด้วยทิ้ง เมื่อทุกคนเเชร์ไอเดียของตัวเองหมดเเล้ว ค่อยต่อยอดไอเดีย พูดคุยเเละประเมินไอเดียบน post-it เหล่านั้นกัน 

วิธีนี้นอกจากจะทำให้ทุกคนได้มีส่วนร่วมเท่า ๆ กัน ผ่านการออกไอเดียในพื้นที่ของตัวเองก่อนเเล้ว ยังช่วยให้ไอเดียนั้นกระชับ ไม่ต้องใช้เวลาอธิบายนานอีกด้วย เพราะทุกคนได้คิดเเละกลั่นกรองใจความสำคัญลงในกระดาษเเผ่นเล็ก ๆ อย่าง post-it ก่อนเเล้ว


3. ทำวงประชุมให้เล็กเข้าไว้

ผู้เขียนหนังสือ The Surprising Science of Meetings หรือหนังสือที่ว่าด้วยวิทยาศาสตร์แห่งการประชุมได้ให้คำเเนะนำเรื่องจำนวนคนในวงประชุมไว้ว่า ให้พิจารณารายชื่อผู้เข้าประชุมเฉพาะคนที่จำเป็นต้องอยู่ในการประชุมนั้น ๆ จริง ๆ เพื่อป้องกันการเสียเวลาทำงานของคนที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ เเละเสริมสร้างคุณภาพของบทสนทนาในวงประชุม

เพราะว่าในหลาย ๆ ครั้ง ยิ่งจำนวนคนในวงประชุมมากเท่าไหร่ ปรากฎการณ์ Social Loafing หรือการที่บุคคลบางบุคคลตั้งใจที่จะลดความพยายามออกเเรงหรือมีส่วนร่วมในการทำงาน ก็ดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นเท่านั้น ซึ่งงานวิจัยหนึ่งก็ได้ทดลองปรากฎการณ์นี้ผ่านการติดตั้งเครื่องคำนวนเเรงบนเชือกที่ใช้เล่นชักเย่อ เเละพบว่าทีมที่มีสมาชิกเเค่ 3 คน เเต่ละคนใช้เเรงในการดึงเชือกถึง 85% ของศักยภาพตัวเอง ในขณะที่ทีมที่มีสมาชิก 8 คนใช้เเรงในการดึงเพียง 49% ของศักยภาพตัวเองเท่านั้น! 

4. จบการประชุมด้วย Action plan ทุกครั้ง

หลาย ๆ ครั้งสิ่งที่เราคุยกันในห้องประชุม ก็มักจะอยู่เเค่ในห้องประชุม ไม่ได้ถูกนำมาต่อยอดอย่างที่คิดกันไว้ ปัญหานี้อาจจะเกิดขึ้นได้จากการที่เราไม่ได้พูดคุยกันชัดเจนว่า action plan หรือเเผนปฎิบัติงานที่จะทำให้สิ่งที่เราคิดกันในห้องประชุมเกิดขึ้นจริง 

โดย action plan ที่ดีควรระบุชัดเจนว่าสิ่งที่ต้องทำมีอะไรบ้าง ใครเป็นผู้รับผิดชอบเนื้องานอะไร เพื่อให้สิ่งที่คาดหวัง (ที่สามารถชี้วัดได้) สำเร็จลุล่วงตามระยะเวลาที่กำหนด เเละที่สำคัญสอดคล้องกับตารางการทำงานของผู้รับผิดชอบอย่างเป็นเหตุเป็นผลด้วย การใส่รายละเอียดเหล่านี้ลงไปใน action plan ก็เพื่อให้ทุกคนในทีมเห็นภาพการทำงานเเละผลลัพธ์ที่คาดหวังที่ชัดเจนตรงกัน เเละสามารถทำเเผนนั้นให้สำเร็จลุล่วงไปได้ด้วยกันในที่สุด