Multitasking – ทำหลายอย่างพร้อมกันอย่างไรให้เวิร์ค

ในบรรดาทักษะที่องค์กรต้องการที่สุดจากพนักงานคงหนีไม่พ้น Multitasking หรือ ความสามารถในการทำงานที่หลากหลาย เพื่อรองรับลักษณะงานที่มีความท้าทายและการแข่งขันที่สูงขึ้น ประกอบกับสภาพเศรษฐกิจในปัจจุบันที่ทำให้องค์กรต้องรัดเข็มขัด องค์กรจึงต้องวางแผนการใช้ทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด อย่างไรก็ตามสิ่งที่หลายองค์กรควรคำนึงถึงก็คือ ต้นทุนที่แฝงอยู่ในการทำงานแบบ Multitasking เพราะการให้พนักงานทำงานหลาย ๆ อย่างพร้อมกันอาจไม่ได้ประหยัดเวลาและประหยัดเงินอย่างที่คิด

แท้จริงแล้ว สมองมนุษย์ ไม่รองรับการทำงานแบบ Multitasking

คำว่า Multitasking นั้นหมายถึงความสามารถในการทำหลายสิ่งพร้อมกัน เหมือนดังที่คอมพิวเตอร์สามารถประมวลผลหลายโปรแกรมในเวลาเดียวกันได้ แต่สมองของคนเรานั้นแท้จริงแล้วสามารถโฟกัสได้เพียงทีละอย่างเท่านั้น การทำหลายอย่างในเวลาเดียวกัน จึงทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง งานเสร็จช้า และมีโอกาสเกิดความผิดพลาดสูง นอกจากนี้เมื่อต้องสลับทำหลายงานชิ้นในเวลาเดียวกัน หรือถูกรบกวนจากสภาพแวดล้อมบ่อย ๆ เช่น ทำงานอยู่พอมีไลน์หรืออีเมลเด้งมาก็อ่านและเปลี่ยนไปทำอีกงานทันที สมองก็จะค่อย ๆ เรียนรู้ว่าต้องคอยสลับความสนใจไปยังสิ่งอื่นตลอด จนทำให้เกิดปัญหา “สมาธิสั้น” ตามมา


แล้วทำไมบางคนทำงานแบบ Multitasking ได้ดี?

ในเมื่อสมองไม่รองรับการทำงานแบบ Multitasking แต่ทำไมถึงยังมีคนที่ประสบความสำเร็จกับการทำ Multitasking ล่ะ? ที่จริงแล้วเป็นเพราะความชำนาญและความสามารถในการทำงานเฉพาะบุคคล ที่เอื้อให้พวกเขาสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว พวกเขาวางแผนและทำงานให้เสร็จไปทีละอย่างจนดูเหมือนว่าพวกเขาสามารถทำหลาย ๆ งานพร้อมกันได้

Multitasking กับประสิทธิภาพการทำงานที่ลดลง

มีงานวิจัยหลายชิ้นที่สนับสนุนว่า Multitasking ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง เคยมีการทดลองโดยให้พนักงานทำงานสองชิ้นโดยสลับไปทำงานนั้นทีงานนี้ที เปรียบเทียบกับการทำงานให้สองชิ้นโดยทำให้เสร็จไปทีละอย่าง พบว่า วิธีแรกใช้เวลาทำนานกว่าถึง 40-50%

รายงานจากสมาคมจิตวิทยาของอเมริกายังชี้ว่าการทำงานหลายชิ้นพร้อม ๆ กัน ส่งผลให้งานทั้งสองชิ้นออกมาแย่ลง และต้องใช้เวลาไม่ต่ำกว่า 25 นาที จึงจะกลับมามีสมาธิเต็มที่กับงานชิ้นเดิมได้ จึงกลายเป็นว่า Multitasking ทำให้พนักงานหลายคนต้องใช้เวลาทำงานเพิ่มขึ้น และเหนื่อยล้าจากการทำงานล่วงเวลาสะสม จนอาจนำไปสู่ ความเครียด การลาป่วย การหมดไฟในการทำงาน และการลาออก 

นอกจากนี้งานวิจัยยังพบอีกว่าพนักงานที่ต้องทำงานแบบ Multitasking มักมีความคิดสร้างสรรค์น้อยกว่าคนที่มีสมาธิในการทำงานทีละอย่าง การขาดความคิดสร้างสรรค์นี้ก็เป็นอีกหนึ่งอุปสรรคสำคัญของบริษัทในยุคนี้ที่ต้องแข่งขันกันด้วยนวัตกรรมใหม่ ๆ

เมื่อองค์กรเต็มไปด้วยการทำงานแบบ Multitasking ก็จะส่งผลให้มี Work in process หรืองานที่ยังทำไม่เสร็จจำนวนมาก โดยเฉพาะงานของพนักงานในระดับผู้จัดการ เกิดปัญหาจำนวนงานที่ไม่สัมพันธ์กับจำนวนพนักงานที่ต้องทำ ปัญหาการลำดับความสำคัญของงานที่ไม่สัมพันธ์กันในแต่ละทีม งานแต่ละงานเดินช้าเพราะต้องรอผู้จัดการว่าง หรือเสียเวลาไปกับการรองานที่ทำต้องทำต่อจากคนอื่น สิ่งเหล่านี้จึงเป็นต้นทุนที่มองไม่เห็นซึ่งส่งผลเสียระยะยาวต่อองค์กร แต่สาเหตุของปัญหานี้มักถูกมองข้าม ด้วยการแก้ปัญหาที่ปลายเหตุด้วยการระบุทักษะ Multitasking เข้าไปในคุณสมบัติของผู้สมัครงาน

แล้วเราจะแก้ปัญหา Multitasking ได้อย่างไร?

ตัวอย่างการแก้ปัญหาที่ระบบ กรณีศึกษาจากบริษัท - ASAHI Seisakusho

ที่บริษัท ASAHI Seisakusho วิศวกรต้องทำงานคนละ 80 ชม.ต่อสัปดาห์ ส่งผลให้งานล่าช้าจนออกผลิตภัณฑ์ใหม่ไม่ทันคู่แข่ง บริษัทจึงแก้ไขปัญหานี้ด้วยการสร้างทีม Help desk ขึ้นมาเพื่อคอยตอบคำถามลูกค้าแทนวิศวกร ทำให้วิศวกรสามารถโฟกัสงานตัวเองได้เต็มที่ และพักงานอีก 42% ไว้ชั่วคราว โดยจำกัดไม่ให้ทำเกิน 2 โปรเจคท์ในเวลาเดียวกัน และคอยเตรียมพร้อมทุกสิ่งให้วิศวกรก่อนเริ่มงาน เช่น ใบขออนุญาต งานเอกสาร แบบร่างต่างๆ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นมากที่สุด ผลที่ได้คือบริษัทสามารถปิดโปรเจคท์ได้เร็วขึ้น 23% ลดการทำงานล่วงเวลาได้สูงถึง 35% อยู่ที่ราว 40 ชม.ต่อสัปดาห์ ด้านผลประกอบการก็เพิ่มสูงขึ้นถึง 50% เมื่อเทียบกับช่วงเวลาเดียวกันในปีที่แล้ว และเป็นไตรมาสที่ทำกำไรได้สูงสุดในรอบ 60 ปีของบริษัท

ตัวอย่างการแก้ปัญหาที่ตนเอง - 4 วิธีรับมือกับ Multitasking อย่างมีศิลปะ

แต่หากคุณไม่สามารถแก้ที่ระบบได้ ก็มีอีกหลายวิธีที่น่าสนใจที่จะช่วยให้คุณบริหารจัดการงานที่มากมายเหล่านี้ให้ดียิ่งขึ้น โดยโฟกัสที่การบริหารเวลาและการสร้างสมาธิในการทำงานของตนเอง

• ฝึกนิสัยทำงานให้เสร็จไปทีละอย่าง ตั้งใจมีสมาธิจดจ่อเพียงเรื่องเดียว โดยอาจใช้เทคนิค Pomodoro คือ มีสมาธิกับการทำงานงานเดียว 25 นาที และหลังจากนั้นอาจพัก 5 นาที ทำงานต่ออีก 25 นาที เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
• จัดลำดับความสำคัญของงาน โดยอาจลำดับตามแนวคิด 7 Habits of Highly Effective People ของ Covey ที่แบ่งงานออกเป็น 4 จำพวก คือ 1-เร่งรีบและสำคัญ 2-ไม่เร่งรีบแต่สำคัญ 3-เร่งรีบแต่ไม่สำคัญ และสุดท้าย 4-ไม่เร่งรีบและไม่สำคัญ โดยทำงานที่สำคัญก่อนงานที่เร่งรีบเสมอ เพราะหลายครั้งเรามักทำงานที่เร่งรีบแต่ไม่สำคัญก่อน จึงกลายเป็นว่าทุกงานด่วนหมด ซึ่งเป็นสาเหตุของปัญหาการทำงานแบบ Multitasking
  
  
• บริหารเวลา วางแผนตารางสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวัน โดยระบุให้ละเอียดว่าจะใช้เวลาไปกับการทำงานอะไรบ้าง และใช้เวลากี่ชั่วโมงกับมัน และทำตามตารางนั้น
• จัดสรรเวลาสำหรับตอบ อีเมล แชท และการใช้โซเชียลมีเดีย เพื่อไม่ให้การสื่อสารเหล่านี้มาขัดสมาธิในการทำงานมากนัก โดยอาจปิดการแจ้งเตือนในช่วงเวลาที่ต้องการใช้สมาธิในการทำงานสูง

Reference:

http://jbsq.org/wp-content/uploads/2012/06/JBSQ_June2012_12.pdf

http://www.realization.com/pdf/Effects_of_Multitasking_on_Organizations.pdf

http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx

https://francescocirillo.com/pages/pomodoro-technique

https://www.skyword.com/contentstandard/creativity/we-know-multitasking-drains-creativity-so-why-do-we-still-do-it/

https://blog.hubspot.com/marketing/multitasking-hidden-cost

https://www.nuttaputch.com/stop-multi-tasking/

หนังสือ 7 Habits of Highly Effective People

http://www.bbc.com/future/story/20160218-why-multi-tasking-might-not-be-such-a-bad-idea

----------------------------------------------------------------------------

เพิ่มโอกาสการสมัครงานของคุณผ่านอเด็คโก้ ฝากประวัติฟรีที่ adecco.co.th พร้อมรับคำแนะนำจากทีมงานมืออาชีพ และโอกาสมากมายจากบริษัทชั้นนำที่เราคัดสรรมาให้คุณ