เทคนิคประเมินเวลางานให้เหมาะสม ด้วยกฎ Hofstadter's law

June 25, 2020 Career Advice
โปรเจกต์นี้จะเสร็จวันไหน? คำถามนี้เป็นคำถามที่ตอบยากและอาจทำให้คุณอึดอัดใจไม่น้อย เพราะหากเผื่อเวลาเยอะไปก็กลัวหัวหน้าคิดว่าเราไม่มีประสิทธิภาพ หากเผื่อน้อยไปก็กลัวทำงานไม่ทัน หลายครั้งเมื่อหัวหน้าให้เราช่วยประเมินระยะเวลาการทำงาน เราจึงมักประเมินเวลาที่เราคาดว่าสามารถทำเสร็จได้เร็วที่สุด และเราก็มักจะพบว่ากำหนดส่งงานที่เรา commit กับหัวหน้าไว้มันสั้นไปเสมอ เราต้องใช้เวลาการทำงานมากกว่าที่คิด และต้องคอยทำงานล่วงเวลาเพื่อให้งานเสร็จทันเดดไลน์ เหตุการณ์แบบนี้สามารถอธิบายด้วยกฎ Hofstadter's law


“สิ่งต่าง ๆ จะใช้เวลามากกว่าที่คุณคาดไว้เสมอ”
Thing always take longer than you expect

ทำไมเราถึงใช้เวลาทำงานนานกว่าที่คิด?

กฎ Hofstadter’s law ได้อธิบายว่าสาเหตุที่เรามักทำงานนานกว่าที่คิดเป็นเพราะว่าเรามักจะประเมินระยะเวลาการทำงานของเราต่ำกว่าความเป็นจริง เพราะเราจะมีมุมมองในด้านบวกกับงานของเราเอง (optimistic bias) ทำให้เราคิดว่าสามารถทำงานเสร็จได้เร็ว โดยมองข้ามความซับซ้อนของโปรเจกต์ ลืมเผื่อเวลาสำหรับส่วนงานที่เราต้องทำงานร่วมกับผู้อื่น หรือเผื่อเวลาสำหรับเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดที่อาจทำให้งานเสร็จล่าช้าได้

นักจิตวิทยาได้ชี้ว่าเมื่อเราให้คนประเมิน worst case scenario หรือ สถานการณ์ที่แย่ที่สุดที่อาจเกิดขึ้น เราพบว่าคนมักประเมิน worst case scenario ของผู้อื่นได้ดี แต่พอต้องมาประเมินของตัวเองกลับประเมินได้ไม่ดีนัก ทั้งนี้เป็นเพราะเมื่อเป็นเรื่องของเราเองเรามักจะเข้าข้างตัวเองและมองไปในทางบวกเสมอ มองอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้นไม่ออก ทำให้เผื่อเวลาไม่ได้ และประเมินเวลาการทำงานต่ำกว่าความเป็นจริง

ประเมินระยะเวลาการทำงานอย่างไรให้เหมาะสม?

หากคุณได้รับงานมาโปรเจกต์นึงอันดับแรกคุณต้องเข้าใจถึงวัตถุประสงค์และสโคปงานโดยละเอียดก่อน จากนั้นให้ลิสต์รายการสิ่งที่ต้องทำ คนที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นนี้ แล้วดำเนินการประเมินระยะเวลาของงานชิ้นย่อยๆ แต่ละชิ้น ว่าเราจะใช้เวลาทำงานแต่ละชิ้นนานเท่าไร แทนที่จะประเมินจากภาพกว้างทั้งโปรเจกต์ซึ่งมีโอกาสคาดเคลื่อนได้สูง

จากนั้นให้เผื่อเวลาเข้าไปอีกโดยลองคิดถึงปัจจัยที่จะทำให้งานเสร็จล่าช้ากว่ากำหนด เช่น การได้รับฟีดแบคงานล่าช้า เจองานแทรก ความเห็นไม่ตรงกันกับเพื่อนร่วมงาน งานไม่ผ่านในดราฟท์แรก การต้องแก้ไขงานเพิ่มเติม เป็นต้น

หลังจากนั้นเมื่อคุณเผื่อเวลาก้อนนี้เสร็จแล้ว ให้บวกเวลาเพิ่มไปอีก 20% เพราะในแต่ละวันคุณอาจทำงานนี้เต็มที่ได้เพียง 80% เท่านั้น เนื่องจากคุณอาจจะต้องเข้าประชุม ตอบอีเมล คุยกับลูกค้า หรือทำงานอื่นควบคู่กันไปด้วย ยังไม่รวมเหตุสุดวิสัยอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น การป่วย มาทำงานสาย ปรินท์เตอร์พัง supplier ส่งงานล่าช้า เราจึงควรเผื่อเวลาเพิ่มเข้าไปอีกนิด เพื่อให้มั่นใจว่างานจะสามารถเสร็จได้ทันกำหนด วิธีนี้จะช่วยทำให้คุณทำงานได้อย่างไม่กดดันจนเกินไปและสามารถทำงานได้เสร็จก่อนเวลาที่วางไว้



Tips สำหรับมือใหม่หัดประเมินระยะเวลาการทำงาน

  • คอนเฟิร์มกับคนสั่งงานเรื่องสโคปงานให้ชัดเจน เพื่อให้มั่นใจว่าลิสต์งานที่กำหนดไว้มีความครอบคลุม ป้องกันการงานชิ้นย่อยที่อาจหลุดไปจากลิสต์ ที่จะส่งผลกระทบให้ต้องเพิ่มเวลาในการทำงานออกไปในภายหลัง
  • ลองเทียบเคียงกับโปรเจกต์ที่คล้ายกัน เพื่อเป็นแนวทางในการประเมินเวลา
  • หากไม่มั่นใจที่จะฟันธงวันส่งโปรเจกต์ ให้ทำเป็น 3 กรณี เพื่อนำเสนอ กรณีแรก best case เร็วที่สุดที่เป็นไปได้ กรณีที่สอง most likely case หรือ วันกำหนดงานที่เป็นไปได้มากที่สุด และกรณีที่ 3 worst case หรืออย่างช้าที่สุดที่จะส่งงานได้
  • โปรเจกต์ที่ใหม่มาก อาจทำให้เราสามารถประเมินสิ่งที่ต้องทำและคนที่เกี่ยวข้องกับงานได้ยาก ควรปรึกษาผู้มีประสบการณ์เพิ่มเติม หากงานไหนที่ต้องกระจายความรับผิดชอบให้คนอื่นทำ ควรให้เขามีส่วนร่วมในการประเมินเวลาการทำงานของเขาด้วย
  • สุดท้ายต้องอย่าลืมเผื่อเวลาตามกฎ Hofstadter's law เพราะในการทำงานความเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ