หลายคนคงได้ทำความรู้จักกับ Internal Mobility รวมทั้งรูปแบบและข้อดีของนโยบายนี้กันไปบ้างแล้ว ครั้งนี้เราจะขยับมาโฟกัสกันที่เรื่องอุปสรรคที่ทำให้ Internal Mobility ดำเนินไปอย่างยากลำบากซึ่งองค์กรมักเจอ มาดูกันว่าจะตรงกับสิ่งที่คุณเคยเจอหรือไม่ และจะมีวิธีจัดการอย่างไร
1. ปัญหา: เริ่มต้นด้วยสเกลใหญ่จนเกินไป ทำให้เจอปัญหาเยอะ รู้สึกยาก และอยากล้มเลิก
แนวทางการแก้ไข: ควรเริ่มต้นด้วยสเกลเล็กและใช้วิธีคิดแบบ agile คือทดลองทำกับตำแหน่งหนึ่งหรือแผนกหนึ่งดูก่อน เพื่อให้เข้าใจวิธีการทำ รู้ปัญหาและแนวทางการแก้ไข รวมถึงสร้าง collaborative mindset ให้ทุกคนในองค์กร ค่อยเริ่มขยายสเกลเป็นระดับสาขา และระดับองค์กร โดยอาจจะเริ่มทดลองเคลื่อนย้ายในสองตำแหน่งที่มีทักษะคล้ายคลึงกัน เช่น Accounting กับ Finance / Marketing กับ Sales / Business Development กับ Sales / Software Engineer กับ Product Manager เป็นต้น
2. ปัญหา: Manager หวงลูกน้อง ไม่อยากให้ลูกน้องย้ายทีม
แนวทางการแก้ไข: เป็นปกติที่เมื่อเราทำงานกับใครแล้วรู้สึกว่าเข้ากันได้ดี เราก็คงอยากทำงานกับเขาไปนาน ๆ ปัญหานี้จึงเป็นปัญหาที่พบบ่อยที่สุด เป็นความท้าทายของ HR ที่ต้องอธิบายให้เหล่า manager เข้าใจว่าการแชร์ทาเลนต์ส่งผลดีต่อองค์กร และควรสนับสนุนให้ลูกน้องได้เรียนรู้ทักษะใหม่ ๆ ซึ่งส่งผลดีต่อตัวลูกน้องเอง HR อาจมีข้อแลกเปลี่ยนโดยให้รางวัลกับ manager ที่ยอมเสียสละทาเลนต์ และเมื่อจบปีก็สรุปยอดและให้รางวัลกับ manager ที่สนับสนุน Internal Mobility อย่างดีที่สุด
3. ปัญหา: พนักงานไม่กล้าสมัครตำแหน่งใหม่เพราะกลัวดูไม่จงรักภักดีกับทีม
แนวทางการแก้ไข: สื่อสารเพื่อสร้าง mindset ว่าการโยกย้ายงานภายในไม่ใช่เรื่องผิดแต่เป็นโอกาสในการเติบโตของทุกคน และ HR ต้องทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการสร้างความเข้าใจระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง
4. ปัญหา: พนักงานไม่กล้าสมัครตำแหน่งใหม่เพราะไม่มั่นใจว่าจะทำงานได้
แนวทางการแก้ไข: ในการตั้งทีมผู้ดูแลระบบ Internal Mobility จำเป็นต้องมีทั้ง Talent Acquisition และ L&D ทำงานร่วมกัน เพื่อจัดหา training และ mentor ให้เป็นหนึ่งในกระบวนการสำคัญของการย้ายตำแหน่ง เพื่อเติมเต็มทักษะที่ยังขาดให้พนักงานมีความมั่นใจมากขึ้น รวมถึงสื่อสารให้พนักงานเข้าใจว่า กระบวนการสรรหาให้ความสำคัญกับคนที่มีความพร้อมในการพัฒนาตนเอง และมี growth mindset มากกว่าการมองหาคนที่มีทักษะที่ครบครัน
5. ปัญหา: ผู้บริหารให้ความสำคัญกับนโยบายนี้ แต่พนักงานไม่รู้ว่ามีนโยบายนี้อยู่
แนวทางการแก้ไข: ปัญหาเกิดจากช่องทางการสื่อสารที่ยังไม่ถูกต้อง และไม่ต่อเนื่อง แนะนำว่าให้ลงทุนสร้าง platform หนึ่งขึ้นมาที่รวบรวมตำแหน่งต่าง ๆ ที่กำลังเปิดรับสมัครพนักงานภายใน (internal job board) โดยพนักงานสามารถส่งใบสมัคร ระบุสิ่งที่สนใจ ทำแบบทดสอบ และอัปเดตความคืบหน้าของการสมัครได้ในระบบนี้ รวมถึงมีข้อมูล performance ที่ผ่านมาของพนักงานเพื่อให้ HR ดูควบคู่ไปได้ เรียกว่าเป็นระบบที่ friendly ต่อทั้งผู้สมัครและผู้คัดเลือก
6. ปัญหา: พนักงานแสดงความไม่พอใจและรักองค์กรน้อยลงหลังจากไม่ได้รับเลือก
แนวทางการแก้ไข: เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหานี้ HR มีหน้าที่ต้องวิเคราะห์ Job description และ talent pool ในองค์กรให้ดีก่อนว่ามีโอกาสที่จะหาคนภายในได้จริงหรือไม่ ถ้าดูแล้วว่าไม่มี ก็อาจตัดสินใจประกาศรับสมัครแค่คนภายนอกแทน
เมื่อตัดสินใจเปิดรับสมัครคนภายในแล้ว HR มีหน้าที่ทำความเข้าใจกับผู้สมัครว่า การคัดเลือกคนภายในมีกระบวนการไม่ต่างจากคนภายนอก นั่นหมายความว่าผู้สมัครก็มีโอกาสทั้งได้รับและไม่ได้รับเลือก แต่มั่นใจได้ว่ากระบวนการจะมีความโปร่งใส
เมื่อจบกระบวนการสัมภาษณ์และมีผู้ไม่ได้รับเลือก ให้ HR ประสานงานกับ hiring manager เพื่อเตรียมตัวจัด one-on-one meeting ให้เร็วที่สุดเพื่ออธิบายเหตุผลให้ผู้สมัครฟัง แนะนำจุดที่สามารถพัฒนาได้ และแสดงให้ผู้สมัครรับรู้ว่าองค์กรไม่ได้เห็นคุณค่าในตัวพวกเขาน้อยลงเลย
7. ปัญหา: hiring manager มีคนที่ชอบในใจและไม่มองผู้สมัครคนอื่น จนอาจเกิดปัญหาสองมาตรฐานในการคัดเลือก
แนวทางการแก้ไข: HR ต้องทำหน้าที่เป็นหนึ่งในผู้ประเมินที่ปราศจากอคติ โดยให้ติดต่อพนักงานที่ hiring manager ต้องการไปโดยตรง ถามความต้องการที่จะสมัคร และนัดสัมภาษณ์และทำ test กับพนักงานคนนี้เพียงคนเดียวก่อน เพื่อดูว่าศักยภาพเหมาะสมจริงหรือไม่ ถ้าพนักงานคนนี้ดูยังไม่ค่อยเหมาะสม ก็ให้กลับสู่กระบวนการการลงประกาศปกติให้ทุกคนมีสิทธิ์สมัคร ที่ทำเช่นนี้เพื่อป้องกันการรับสมัครที่ไม่เป็นธรรมตั้งแต่แรก ซึ่งทำให้พนักงานคนอื่นต้องเสียเวลาและเสียความรู้สึกได้
8.ปัญหา: การใช้พนักงานภายในเติมเต็มตำแหน่งที่ว่าง ทำให้มีตำแหน่งอื่นที่ว่างตามมา
แนวทางการแก้ไข: ปัญหานี้จะไม่ใช่ปัญหาใหญ่หากรู้แนวโน้มการจ้างงานในตลาด วิเคราะห์ตำแหน่งที่อาจจะว่าง และวางแผนให้ดี ถ้าตำแหน่งที่อาจจะว่างเป็นตำแหน่งที่หาคนยากในตลาด หรือกำลังต้องการความต่อเนื่องของงาน ก็ไม่จำเป็นที่ต้องโยกย้ายคนภายในในตอนนี้ บางตำแหน่งอาจจะเปิดรับสมัครแค่คนภายนอก หรือบางตำแหน่งอาจจะเปิดรับสมัครทั้งคู่เลยก็ได้ตามความเหมาะสม
จะเห็นว่า แม้ Internal Mobility จะเป็นนโยบายที่ win-win ทั้งสองฝ่าย แต่การจะทำให้ระบบนี้ประสบความสำเร็จได้ก็ไม่ใช่เรื่องง่ายเช่นกัน ต้องอาศัยนโยบายที่ชัดเจนจากผู้บริหาร การวางแผนและทำงานร่วมกันของฝ่ายต่าง ๆ รวมไปถึงการลงทุนด้านระบบการจัดการตั้งแต่การประกาศงาน ขั้นตอนการสมัคร และการคัดเลือกให้เป็นธรรมและมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้หากองค์กรพิจารณาแล้วว่าต้องการก้าวขึ้นไปเป็นองค์กรยุคใหม่ ที่ขึ้นชื่อเรื่องสร้างโอกาสในการเติบโตให้กับพนักงานในองค์กร การลงทุนนี้ก็ย่อมถือว่าคุ้มค่าอย่างแน่นอน
อ้างอิง:
https://resources.workable.com/stories-and-insights/advantages-disadvantages-of-internal-recruitment 
