ไซโลคืออะไร
ไซโล หรือ SILO คือปัญหาที่ต่างฝ่ายในองค์กรทำงานแบบตัวใครตัวมัน เกี่ยงงานแบ่งแยกงานฉันงานเธอ บางทีก็แข่งขันกันเอง ไม่ค่อยสื่อสารหรือช่วยกันทำงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญของการทำงานและสร้างสรรค์นวัตกรรมให้เกิดขึ้นในองค์กร
ปัญหาไซโลไม่ใช่ระดับปัจเจก แต่เป็นปัญหาระดับองค์กรที่ต้องอาศัยความร่วมมือจากหลายฝ่ายในการแก้ปัญหานี้ร่วมกัน ตั้งแต่ระดับผู้บริหารถึงระดับปฏิบัติการ ที่จะต้องเปิดใจทำความเข้าใจและรับฟังกันและกันเพื่อสร้างวัฒนธรรมการทำงานที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้จริงและมุ่งสู่เป้าหมายร่วมกันขององค์กร
6 วิธีแก้ปัญหาไซโลในองค์กร
การทำลายไซโล เป็นปัญหาสำคัญที่หลายองค์กรอยากแก้เพราะหากแก้ได้ก็จะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จากการร่วมมือกันทำงานในแนวราบของฝ่ายต่างๆ จนเกิดเป็นนวัตกรรมใหม่ๆ หรือการปรับปรุงพัฒนาสินค้าและบริการขององค์กรให้ดียิ่งขึ้น ตอบสนองลูกค้ามากขึ้น ซึ่งจะช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันและสร้างกำไรให้กับองค์กร อย่างไรก็ตามปัญหาไซโลในองค์กรเป็นปัญหาที่สะสมมานาน เกี่ยวพันทั้งนโยบายและตัวบุคคล องค์กรจึงต้องมีการวางแผนระยะยาวและลงมือทำอย่างจริงจังในการค่อยๆ ทลายไซโล ซึ่ง Adecco ได้รวบรวมแนวทางในการแก้ไขไซโลไว้ในบทความนี้แล้วค่ะ 
-
กำหนดวิสัยทัศน์และสร้างเป้าหมายร่วมกัน
ส่วนใหญ่แล้วสาเหตุของปัญหาไซโลมักเกิดจากความขัดแย้งของระดับผู้บริหารหรือหัวหน้าฝ่ายที่ต่างคนต่างได้รับเป้าที่แตกต่างกัน จึงทำให้ต่างฝ่ายต่างทำงานแบบตัวใครตัวมัน ไม่ร่วมมือกัน ทำงานไปคนละทิศคนละทาง องค์กรจึงควรให้ความสำคัญในการกำหนดวิสัยทัศน์ที่ทุกคนสามารถมีส่วนร่วมในการทำงานเพื่อเป้าหมายเดียวกัน โดยให้ผู้บริหารแต่ละฝ่ายเข้ามามีส่วนร่วมในการกำหนดเป้าหมายและทิศทางการทำงานขององค์กร กำหนดจุดประสงค์และตัวชี้วัดในการทำงานร่วมกัน หาเป้าหมายที่เป็นจุดร่วม ที่ไม่ว่าจะแผนกไหนหรือพนักงานคนใดก็สามารถมีส่วนร่วมในการช่วยให้เป้าหมายนี้เป็นจริงได้ เพื่อหาแนวทางที่ทุกฝ่ายต่างยอมรับ และเต็มใจที่จะทำงานร่วมกันเพื่อเป้าหมายระยะยาวขององค์กร การสร้างเป้าหมายร่วมกันจะช่วยปรับ mindset ในการทำงานจากเดิมที่คิดว่า “ทำงานเพื่อแผนก” เป็นการ “ทำงานเพื่อองค์กร” แทน -
สร้างแรงจูงใจในการทำงานร่วมกัน
เมื่อกำหนดเป้าหมายขององค์กรได้แล้ว สิ่งสำคัญคือ ผู้นำควรให้อิสระกับทีมในการกำหนดเป้าหมายของตัวเอง โดยให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรเพื่อให้พนักงานเกิดแรงจูงใจภายในในตัวพนักงาน นอกจากนี้ผู้นำยังสามารถสร้างแรงจูงให้กับพนักงานด้วยการเลือกใช้วิธีต่างๆ เมื่อพนักงานสามารถทำงานได้บรรลุเป้า เช่น การให้กำลังใจและกล่าวชื่นชมด้วยความจริงใจ การให้เครดิตการทำงานกับลูกน้อง การให้ของขวัญ การเลี้ยงฉลอง การให้โอกาสไปเรียนพัฒนาทักษะต่างๆ การให้ incentive เป็นต้น -
ลดอคติ ส่งเสริม empathy
สาเหตุสำคัญของปัญหาการทำงานแบบไซโลคือความไม่เข้าใจกันระหว่างฝ่ายหรือแผนก เรามักต้องการให้ผู้อื่นเข้าใจเรา แต่ขณะเดียวกันเราก็หลงลืมหรือมองข้ามที่จะพยายามทำความเข้าใจอีกฝ่าย ดังนั้น empathy และ empathic communication จึงเป็นสิ่งที่องค์กรควรส่งเสริมอย่างยิ่ง
ผู้นำระดับสูงควรเป็นผู้ผลักดันแนวคิดนี้ให้เกิดขึ้นกับคนในทีม โดยเริ่มจากการสอนให้ลูกน้องรู้จักมองผ่านเลนส์ของผู้อื่น และอธิบายให้ลูกน้องได้เข้าใจที่มาที่ไปของสถานการณ์ รวมถึงความสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้น และผลกระทบต่างๆเพื่อให้ลูกน้องได้เรียนรู้ เข้าใจอีกฝ่ายได้มากขึ้น และมองเห็นภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นได้ เมื่อพนักงานสามารถคิดในมุมมองของผู้อื่นเป็น ก็จะสามารถทำให้การทำงานระหว่างแผนกเป็นไปได้อย่างราบรื่นมากขึ้น สื่อสารกันเข้าใจกันมากขึ้น ซึ่งจะนำมาสู่การแบ่งปันข้อมูลและข้อคิดเห็นที่ต่างๆ มากขึ้น ความคิดสร้างสรรค์ที่มากขึ้น เพิ่มโอกาสการพัฒนาและสร้างนวัตกรรมใหม่ๆ ให้กับองค์กร -
พัฒนาการสื่อสารระหว่างแผนก
โดยทั่วไปองค์กรที่มีไซโลจะไม่ค่อยมีการสื่อสารระหว่างหน่วยงาน เมื่อต้องทำงานร่วมกันก็มักคุยกันไม่เข้าใจและไม่แชร์ข้อมูลกัน ซึ่งบ่อยครั้งเรามักพบว่าสาเหตุของปัญหาส่วนใหญ่มักมาจากการสื่อสาร โดยเฉพาะการถามคำถามที่อาจตั้งคำถามได้ไม่ดีหรืออาจละเลยการสอบถามเพราะคิดว่าเข้าใจดีแล้ว ซึ่ง Harvard Business Review ได้แนะนำเทคนิคการตั้งคำถามจากหนังสือ Humble Inquiry มาเป็นแนวทางในการปรับใช้ดังนี้ค่ะ
|
ปัญหาการสื่อสารที่มักพบบ่อย |
วิธีการแก้ไข |
|
ถามคำถามปลายปิด เช่น ใช่หรือไม่ ชอบหรือไม่ชอบ |
ใช้คำถามปลายเปิด เพื่อให้อีกฝ่ายสามารถสื่อสารสิ่งที่คิดออกมาได้โดยไม่ถูกตีกรอบจากคำถาม |
|
ถามคำถามที่กว้างเกินไป เช่น การถามว่า “คุณคิดอย่างไรบ้าง” อาจทำให้ได้คำตอบที่ออกนอกเรื่อง |
ถามคำถามปลายเปิดที่เจาะจงไปที่เรื่องใดเรื่องหนึ่ง เพื่อกำหนดกรอบหัวข้อให้ชัดเจน |
|
คิดเอาเองว่าเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายพูด |
ทวนสิ่งที่เราเข้าใจและถามอีกฝ่ายเพื่อเช็คว่าเราเข้าใจถูกต้องและครบถ้วนหรือไม่ |
|
คิดเอาเองว่างานสามารถดำเนินการได้เอง |
คอยสานสัมพันธ์และสอบถามความคืบหน้าของงานเป็นระยะๆ |
-
ปั้น “Cultural Broker” ประจำแผนก
ปัญหาไซโลมักเกิดในองค์กรที่มีโครงสร้างแบบปิรามิดและเน้นการบริหารในแนวดิ่งจนขาดการประสานงานในแนวราบ ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาในจุดนี้ แต่ละแผนกควรจะปั้น “Cultural Broker” ขึ้นมา โดยคนๆ นี้จะทำหน้าที่เป็นเหมือนฑูตสันธวไมตรีประจำแผนก เพื่อเชื่อมต่อการทำงานระหว่างฝ่ายให้ราบรื่น
การทำงานของ Cultural Broker จะมีหน้าที่หลักอยู่สองหน้าที่คือเป็นสะพาน (bridge) ในการประสานการทำงานของสองแผนกให้ราบรื่น ดังนั้นคนที่เป็นสะพานจะต้องมีทั้ง empathy และความรู้ความเข้าใจในการทำงานของทั้งสองแผนกเป็นอย่างดี เพื่อให้การสื่อสารและการทำงานร่วมกันของทั้งสองฝ่ายเป็นไปได้อย่างราบรื่น อีกหน้าที่ของ Cultural Broker คือการเป็นกาวใจ (adhesive) ในการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างแผนก เพราะบางครั้งในการทำงานร่วมกันอาจเกิดความขัดแย้งหรือความเข้าใจผิดในการสื่อสาร คนที่ทำหน้าที่เป็นกาวใจจึงต้องรับบทบาทในการเป็นล่ามในการตีความและอธิบายสิ่งที่แต่ละฝ่ายต้องการจะสื่อให้เข้าใจ เพราะแต่ละแผนกก็มีชุดความคิดและภาษาที่ใช้แตกต่างกัน ทำให้บางครั้งคุยกันไม่รู้เรื่อง จึงต้องอาศัยคนกลางในการสร้างความเข้าใจร่วมกันด้วย
การปั้น Cultural Broker องค์กรอาจใช้วิธี (1) จ้างคนที่มีประสบการณ์การทำงานหรือ background ที่เกี่ยวข้องกับส่วนงานที่หลากหลายเข้ามาร่วมทีม (2) ใช้การ rotation พนักงานไปทำงานในแผนกต่างๆ เพื่อให้มีความเข้าใจหลายส่วนงาน เช่น บางองค์กรที่มีการจัดโปรแกรม management trainee หรือ (3) เลือกคนที่มี growth mindset และเด่นในทักษะด้าน interpersonal skills เข้ามาทดลองทำหน้าที่นี้ในบางโปรเจกต์ เพื่อส่งเสริมการทำงานแนวราบขององค์กร
การมี Cultural Broker จะเป็นตัวช่วยสำคัญในการสานสัมพันธ์และแสวงหาความร่วมมือจากแต่ละแผนก อย่างไรก็ตามไม่จำเป็นว่าทุกคนต้องทำหน้าที่นี้ แต่หากมีทักษะนี้ติดตัวไว้ก็จะช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ -
ผลักดัน Cross Functional Team ให้เกิดขึ้นในองค์กร
ปกติแล้วการทำงานแบบ cross functional team จะนิยมใช้ในองค์กร start-up ที่มีความยืดหยุ่นทางโครงสร้างองค์กรมากกว่า แต่องค์กรใหญ่ก็สามารถเริ่มต้นจากการลองตั้งทีมเฉพาะกิจขึ้นมา โดยนำพนักงานจากหลากหลายแผนกมาร่วมมือกันทำโปรเจกต์ใดโปรเจกต์หนึ่ง เพื่อเพิ่มโอกาสในการติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกันมากขึ้นได้ อย่างไรก็ตามต้องมีการกำหนดเป้าหมายร่วมให้ชัดเจนเสมอ และในการจัดทีมนั้นต้องคำนึงที่ความหลากหลายของทักษะของสมาชิกในทีม ทักษะที่จำเป็นต้องมีร่วมกัน รวมถึงประสบการณ์ในการทำงานด้วย เพื่อให้สมาชิกในทีมสามารถทำงานแบบส่งเสริมกันได้และเกิดเป็นประสบการณ์ที่ดีในการทำงานร่วมกัน สามารถเข้าใจกันและกันได้มากขึ้นและลดกำแพงระหว่างฝ่ายออกไป
อ้างอิง
Inc.: 5 Ways to Destroy the Pesky Silos in Your Organization
Harvard Business Review: Cross-Silo Leadership
เกี่ยวกับ Adecco
Adecco เป็น Recruitment Agency ที่ให้คำปรึกษาด้านทรัพยากรบุคคลและบริการด้าน recruitment แบบครบวงจร ครอบคลุมทั้งบริการสรรหาพนักงานประจำและบริการสรรหาพนักงานสัญญาจ้างชั่วคราว รวมถึงบริการ executive search สรรหาผู้บริหารให้องค์กร
- ลูกค้าองค์กรที่สนใจสามารถติดต่อรับคำปรึกษาจาก recruitment consultant ของเรา ที่ webmaster@adecco.co.th หรือติดต่อ Adecco สาขาใกล้คุณ โดยทางเราเราจะติดต่อกลับโดยเร็วที่สุด
