ทุกวันนี้เราคงไม่ต้องพูดถึงความสำคัญของการทำ Digital Transformation ในองค์กรกันอีกแล้ว เพราะในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา หลายองค์กรน่าจะได้พิสูจน์ด้วยตัวเองแล้วว่าการนำเทคโนโลยีใหม่ ๆ มาใช้ในการทำงานช่วยเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจได้จริง แต่ในขณะเดียวกันองค์กรหลายแห่งก็พบว่า การทำให้พนักงานยอมรับเทคโนโลยีใหม่ ๆ กลายเป็นอีกหนึ่งความท้าทายที่องค์กรต้องหาวิธีรับมือ
ในบทความนี้เราจะมาทำความเข้าใจไปพร้อมกันว่า มีเหตุผลอะไรบ้างที่ทำให้พนักงานปฏิเสธการใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ และมีเทคนิคอย่างไรที่จะทำให้การนำเทคโนโลยีมาใช้กลายเป็นเรื่อง win-win ทั้งสองฝ่าย
เหตุผลที่พนักงานไม่ยอมรับเทคโนโลยีใหม่
ความเข้าใจสาเหตุที่ทำให้พนักงานไม่อยากยอมรับการเปลี่ยนแปลงเป็นขั้นตอนแรกที่จะช่วยให้การวางแผนการแก้ปัญหาทำได้ง่ายและตรงจุดมากขึ้น เหตุผลหลักที่พนักงานไม่ยอมรับเทคโนโลยีใหม่ ได้แก่
- รู้สึกไม่มีส่วนร่วมในการตัดสินใจและรู้สึกถูกบังคับให้ใช้โดยไม่สมัครใจ
- ได้รับข้อมูลไม่เพียงพอทำให้มองไม่เห็นประโยชน์ของเครื่องมือนั้น
- รู้สึกไม่มั่นใจในเรื่อง privacy และ security หากต้องใช้เครื่องมือนั้น
- ขาดความมั่นใจในการใช้เทคโนโลยีใหม่
- ไม่ชอบการเปลี่ยนแปลงเป็นทุนเดิม รู้สึกว่าเครื่องมือเดิมที่ใช้อยู่ก็ดีอยู่แล้ว
เทคนิคการแก้ปัญหาพนักงานไม่ยอมรับเทคโนโลยีใหม่
1.ถามความคิดเห็นของพนักงานก่อนนำเทคโนโลยีมาใช้
เราต้องไม่ลืมว่าคนที่จะได้ใช้เทคโนโลยีเหล่านั้นมากที่สุดก็คือพนักงาน เพราะฉะนั้นถ้าจะให้ดีเราก็ควรต้องให้พนักงานมีส่วนร่วมในการตัดสินใจด้วย โดยการให้พนักงานมีส่วนร่วมสามารถทำได้ 3 ขั้นตอน ได้แก่
- ใช้แบบสอบถามความคิดเห็นแบบกว้าง ๆ ส่งถึงพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง เช่น คุณพบปัญหาอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับเทคโนโลยี คุณต้องการเทคโนโลยีอะไรเพิ่มเติมเพื่อให้ทำงานได้ดีขึ้น คุณเห็นด้วยหรือไม่หากบริษัทจะนำเทคโนโลยีใหม่ เป็นต้น
- พูดคุยแบบ informal กับแต่ละทีม เพื่อเช็คด้วยตัวเองว่าเครื่องมือที่พนักงานกำลังใช้อยู่ในปัจจุบัน effective แค่ไหน เพื่อให้เราเปรียบเทียบได้ว่าเครื่องมือใหม่ที่จะนำเสนอจะช่วยให้การทำงานดีขึ้นในจุดไหนบ้าง และเช็คความเปิดใจรับเทคโนโลยีใหม่ของพนักงานไปพร้อมกัน
- แนะนำเครื่องมือใหม่ให้รู้จัก โดยให้ข้อมูลเบื้องต้นกับหัวหน้าทีมแล้วให้หัวหน้าทีมเป็นตัวกลางสื่อสารกับลูกทีม จากนั้นจึงหาข้อสรุปร่วมกันว่าอยากลองใช้เครื่องมือนั้นหรือไม่
2.สื่อสารให้พนักงานมองเห็นประโยชน์ของเทคโนโลยีนั้น
นอกจากการฟัง feedback ของพนักงานแล้ว เราต้องสื่อสารให้พนักงานมีข้อมูลที่เพียงพอด้วย โดยสื่อสารเรื่องความสำคัญและประโยชน์ต่าง ๆ ให้มากที่สุด และทำให้พนักงานรู้สึกว่าเทคโนโลยีที่เรากำลังจะนำมาใช้ไม่ใช่การเพิ่มภาระเพื่อให้ธุรกิจได้ประโยชน์ แต่มีประโยชน์ต่อตัวพนักงานเองที่จะสามารถทำงานได้ง่ายหรือมีประสิทธิภาพมากขึ้น
ประเด็นสำคัญที่ควรสื่อสารออกไปให้ชัดเจน ได้แก่ ความยากง่ายในการใช้งานอยู่ในระดับไหน มีประโยชน์กับการทำงานอย่างไร อะไรเป็นจุดขายที่สำคัญที่สุดที่จะทำให้คนอยากใช้เทคโนโลยีนี้ และเทคโนโลยีนี้มีข้อเสียอย่างไร
วิธีการสื่อสาร เช่น การจัด meeting ที่มีจุดประสงค์เพื่อแนะนำเครื่องมือนี้ให้รู้จักและ overview วิธีใช้งานคร่าว ๆ แต่ยังไม่ถึงขั้น training โดยพาร์ทสำคัญที่สุดคือการเปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนได้ถามทุกข้อสงสัยและบอกทุกความกังวลใจ เพราะพบว่าพนักงานมีแนวโน้มจะยอมรับการใช้เทคโนโลยีใหม่มากขึ้นถ้าได้คำตอบที่ชัดเจน
3.ขออาสาสมัครเพื่อรับหน้าที่เป็น Champion
ในองค์กรหลาย ๆ แห่งมักจะมีคนทำหน้าที่เป็น Champion ในด้านต่าง ๆ เช่น Brand Champion ก็คือผู้เชี่ยวชาญด้านแบรนด์ หรือ DEI Champion ก็คือผู้เชี่ยวชาญด้านความหลากหลายเท่าเทียมในองค์กร ในการทำ Digital Transformation เราจึงควรมี Technology Champion หรือผู้ที่รู้จริงด้านเทคโนโลยีเช่นเดียวกัน
Technology Champion อาจไม่จำเป็นต้องอยู่ในทีม IT ก็ได้ แต่ควรมีลักษณะคือเป็นคนที่ชอบเทคโนโลยีใหม่ ๆ เรียนรู้ได้เร็ว มีมนุษยสัมพันธ์ดี และมีทักษะการสื่อสารที่ดี เพราะว่าต้องทำหน้าที่เป็นติวเตอร์ให้กับเพื่อนร่วมงานที่ไม่เก่งเรื่องเทคโนโลยี และเป็นคนที่เพื่อนร่วมงานอยากเข้าหาเมื่อมีข้อสงสัยต่าง ๆ
การมี Champion จะช่วยให้พนักงานต่อต้านเทคโนโลยีใหม่น้อยลง เพราะรู้สึกว่ามีคนที่พร้อมซัปพอร์ตอยู่เสมอ
4.จัด training ให้พนักงานได้ลองลงมือทำ
การจัด training จะทำให้พนักงานคุ้นเคยกับเครื่องมือใหม่ โดยหัวใจสำคัญคือต้องให้พนักงานได้มีส่วนร่วมและได้ลงมือทำจริง เพราะจะช่วยให้จดจำวิธีใช้ได้ง่ายและได้เห็นประโยชน์ของเครื่องมือด้วยตัวเอง ยิ่งหากผู้สอนสามารถจัด training ได้สนุกและเป็นกันเอง ก็จะยิ่งดึงดูดความสนใจของพนักงานได้จนจบ
ความหลากหลายของสื่อการเรียนก็เป็นเรื่องสำคัญ เพราะไม่มี one-size-fits-all หมายความว่าแต่ละคนเรียนรู้ได้ดีในรูปแบบที่ต่างกัน โดยตัวอย่างสื่อการเรียนรู้ที่ควรมี เช่น เอกสารที่มีคำอธิบายและภาพประกอบเพื่อให้พนักงานกลับมาเปิดดูทีหลัง มี how-to วิดีโอที่แบ่งเป็นหัวข้อสั้น ๆ และมี live training ที่ให้ทุกคนได้นั่งเรียนไปด้วยกัน เป็นต้น
---
หากสรุปสั้น ๆ คำตอบของการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่นก็คือวิธีคิดแบบใจเขาใจเรา ลองมองในมุมของพนักงานว่าอะไรคือปัญหาและอุปสรรคที่อาจเกิดขึ้น และเขาน่าจะต้องการความช่วยเหลืออย่างไรบ้าง รวมถึงการไม่ปล่อยใครไว้ข้างหลัง แม้ว่าพนักงานที่ไม่เห็นด้วยกับเทคโนโลยีใหม่อาจจะเป็นคนกลุ่มน้อยในองค์กร แต่ทุกคนก็ยังต้องการได้รับความสนใจจากองค์กรไม่น้อยไปกว่ากัน
- สำหรับองค์กรที่ต้องการการจัดฝึกอบรมพนักงาน แต่ไม่มีเจ้าหน้าที่ที่เชี่ยวชาญคอยประสานงานในด้านต่าง ๆ อเด็คโก้มีบริการ Training Process Outsourcing Service ที่พร้อมให้บริการคุณอย่างมืออาชีพ
- หากองค์กรใดต้องการเจ้าหน้าที่เข้าไปดูแลงานระบบ IT/Software/Hardware เพื่อเตรียมพร้อมกับการทำ Digital Transformation เรามีบริการ Tech Staffing / Tech Services / IT Support Outsource Service ที่พร้อมช่วยคุณจัดจ้างพนักงานและให้บริการด้าน IT อย่างครบครัน
อ้างอิง
https://blog.jostle.me/blog/6-steps-for-introducing-technology-into-the-workplace/
