6 เทคนิค Work from home ให้มีประสิทธิภาพ

มีนาคม 10, 2563 คำแนะนำด้านอาชีพ

การ Work from Home หากบริหารจัดการให้ดีก็มีข้อดีในหลาย ๆ ด้าน เช่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและ productivity ในการทำงาน มีสมาธิในการทำงานมากขึ้น ลดค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ของบริษัท พนักงานมีชีวิตที่ยืดหยุ่นขึ้น ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเดินทาง มีสุขภาพจิตที่ดีขึ้นเพราะไม่ต้องเผชิญปัญหารถติด อย่างไรก็ตามหลายองค์กรก็อาจติดขัดในการใช้ work from home เนื่องจากกังวลเรื่องประสิทธิภาพในการสื่อสารและการทำงานที่ลดลง อาจเพราะขาดเครื่องมือในการวัดผลงานรายวันหรืออาจมีบางระบบการทำงานที่ไม่ support และไม่แน่ใจว่าพนักงานจะเอาเวลางานไปทำอย่างอื่นหรือไม่  Adecco จึงมีแนวทางและข้อแนะนำในการ Work from home มาฝากกันค่ะ

ทคนิค Work from home อย่างไร ให้ work

1. มี To do list และกำหนด Deadline ที่ชัดเจน

ในการ Work from home พนักงานควรทำ To do list สำหรับสิ่งที่ต้องทำในแต่ละวันเพื่อวางแผนและทำให้มั่นใจว่าเราสามารถทำงานได้ครบและเสร็จทันตามกำหนด เป็นการสร้างวินัยในการทำงานและอำนวยความสะดวกให้หัวหน้าและเพื่อนร่วมงานที่ต้องรับงานจากเราไปทำต่อ

สำหรับในมุมองค์กรหรือผู้บริหารก็ควรให้ความสำคัญกับการกำหนด deadline ที่เหมาะสม เพราะสิ่งนี้จะเป็นตัวช่วยควบคุมประสิทธิภาพและ productivity ในการทำงานของพนักงาน

deadline จะทำให้องค์กรไม่ต้องกังวลว่าพนักงานจะเอาเวลางานไปทำงานอย่างอื่นหรือไม่ เพราะถึงแม้ว่าพนักงานจะทำจริง สุดท้ายก็ต้องเอาเวลาส่วนตัวมาทำงานชดเชยเพื่อให้งานเสร็จทันกำหนดอยู่ดี

2. ตกลงเรื่อง Working Hour และช่องทางการติดต่อให้ชัดเจน

การกำหนดช่วงเวลาการทำงานจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมืออาชีพมากขึ้น พนักงานจะสามารถทราบว่าช่วงเวลาไหนที่จะต้องทำงาน และทราบว่าต้องเช็คการติดต่อสื่อสารจากช่องทางไหนบ้าง เช่น อีเมล Line เพื่อไม่ให้พลาดการติดต่อจากทีมงานที่อาจเกิดขึ้นระหว่างวัน


3. ใช้ Software เพื่อบันทึกการทำงานในแต่ละวัน (Work log)

องค์กรสามารถนำเทคโนโลยีมาเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยในการ Track การทำงานของพนักงาน ปัจจุบันมีโปรแกรมมากมายที่สามารถให้พนักงานบันทึกชั่วโมงการทำงานและรายการของงานที่ทำในแต่ละวัน ซึ่ง HR สามารถใช้ข้อมูลในการประเมินประสิทธิภาพในการทำงานและการบริหารต้นทุนทรัพยากรบุคคล เช่น Jira, AceProject, หรือ WorkflowMax เป็นต้น

4. ใช้ App เพื่อช่วยในการบริหารจัดการ Project 

การทำงานเป็น project ก็ต้องอาศัยการทำงานเป็นทีม และทราบภาพรวมและความคืบหน้าร่วมกัน ซึ่งเราสามารถใช้แอปพลิเคชันด้าน Project management ช่วยอุดรูรั่วของการ work from home และจัดการการทำงานให้ราบรื่นยิ่งขึ้นได้ ปัจจุบันมีแอปพลิเคชันให้ทดลองใช้ฟรีมากมายเช่น Trello, Asana หรือ Click up เป็นต้น

5. ประชุมออนไลน์ เพื่อระดมความคิด และรับทราบข้อมูลร่วมกัน

ถึงจะ Work from home ก็สามารถประชุมกันผ่านทางออนไลน์กันได้ ซึ่งมีตัวเลือกให้เลือกใช้กันมากมายทั้งแบบฟรีและมีค่าใช้จ่าย เช่น Google Hangouts, GoToMeeting, WebEx, Skype, Zoom หรือจะวิดีโอคอลล์ผ่าน Line ก็สามารถทำได้ง่าย ๆ สำหรับเทคนิคการประชุมออนไลน์อ่านต่อได้ที่นี่  



6. ใช้ Online Storage เพื่อความสะดวกในการส่งงาน

การใช้ online storage จะช่วยเพิ่มความสะดวกการจัดเก็บเอกสาร ส่งงาน และดาวน์โหลดไฟล์ โดย online storage ที่นิยมใช้กันมาก ได้แก่ Google Drive, Dropbox, และ OneDrive อย่างไรก็ตามในการทำงานควรคำนึงถึง Data Security ด้วย ควรมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ให้เฉพาะพนักงานที่เกี่ยวข้องเท่านั้นเพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหล