โควิดระบาดหนักขึ้นทำให้เราต้องกลับมา work from home กันอีกครั้ง สำหรับคนที่มีตำแหน่งเป็นหัวหน้าหรือผู้จัดการในระดับ middle management ที่ต้องรับผิดชอบคุมงานด้าน operation ก็อาจจะหนักใจกันอยู่บ้างว่าทำอย่างไรจะบริหารทีมในช่วง work from home ให้มีประสิทธิภาพได้เท่ากับการมาทำงานที่ออฟฟิศ เพราะจากคราวที่แล้วที่ลองผิดลองถูกปรับจูนกันมาก็อาจจะยังไม่ลงตัวหรือดีเท่าที่คาดหวัง บางคนก็อาจจะรู้สึกว่างานหนักขึ้นเป็นสองเท่า Adecco จึงได้รวบรวมข้อแนะนำในการบริหารทีมในช่วงที่ต้องทำงานแบบ work from home มาฝากกันค่ะ
1.ไว้ใจลูกน้องให้มากขึ้น
คงไม่มีใครอยากทำงานด้วยความรู้สึกว่าหัวหน้าจะคิดว่าเราแอบอู้หรือเปล่า หรือทำงานแบบที่หัวหน้าคอยตามเช็คทุกเวลา ความไว้วางใจจึงเป็นสิ่งสำคัญที่หัวหน้าควรมอบให้แก่ลูกน้องก่อน อย่าเพิ่งคิดไปเองว่าลูกน้องอยู่บ้านไม่มีเราเป็นหูเป็นตาแล้วจะไม่ทำงาน การจะดูว่าทำงานหรือไม่ให้ดูที่ผลงานของแต่ละคนเป็นหลัก
หากลูกน้องคนไหนที่ผลงานดีก็ควร extend trust หรือให้ความไว้วางใจมากขึ้น ปล่อยให้เขามีอิสระในการทำงานและตัดสินใจเอง วิธีนี้จะช่วยให้งานของคุณเบาลงและทำให้ flow งานไหลเร็วขึ้น ด้านลูกน้องเองก็จะรู้สึกดีที่หัวหน้าไว้วางใจและทำงานได้อย่างมีความสุขและมีประสิทธิภาพ ส่วนลูกน้องที่ผลงานไม่ค่อยดีและคุณอาจรู้สึกว่ายังไว้ใจได้ไม่มากนัก ก็ ควรมีการตกลงเรื่องขอบเขตงานและความถี่ในการติดตามงานเป็นระยะให้ชัดเจน จากนั้นเมื่อลูกน้องสามารถส่งมอบงานตรงตามเวลาและทำผลงานได้ดีขึ้นจึงค่อยๆ ให้ความไว้วางใจมากขึ้นและยืดหยุ่นการทำงานได้มากขึ้น
ความไว้วางใจนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญมากในการทำงานเป็นทีม เพราะหากทีมไม่เชื่อใจกันย่อมส่งผลให้เกิดปัญหาอื่นๆ ตามมาอีกมาก ความไว้วางใจควรเริ่มต้นตั้งแต่ระดับผู้บริหารระดับสูงลงมาถึงหัวหน้างาน เพื่อสร้างวัฒธรรมในการทำงานให้เกิดขึ้นกับทั้งองค์กร ซึงจะช่วยให้การทำงานเป็นทีมมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น
2.บริหารโดยเน้นที่ผลลัพธ์
แนวทางบริหารที่คนเป็นผู้นำสมควรใช้ในช่วง work from home คือการบริหารงานด้วยแนวคิด ROWE หรือ Result Oriented Work Environment ที่เน้นที่ผลลัพธ์เป็นหลัก แนวคิดนี้จะไม่สนใจเวลาการเข้างาน-เลิกงานเหรือสิ่งที่พนักงานทำในแต่ละวันเลย แต่ให้ความสำคัญที่ผลลัพธ์ว่าได้ตรงตามเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่ ดังนั้นในการทำงานจะเริ่มต้นจากการร่วมกันตั้งเป้าหมายระหว่างหัวหน้าและลูกน้อง ให้เห็นภาพทิศทางการทำงานที่วางไว้ร่วมกัน กำหนดตัวชี้วัด action plan ที่จะทำให้งานสำเร็จตามเป้า กำหนดช่วงเวลาส่งมอบงานและประเมินผลงานให้ชัดเจน จะสังเกตว่าแนวคิดนี้จะเน้นให้ลูกน้องเข้ามามีส่วนร่วมค่อนข้างมาก เพราะการบริหารงานแบบ ROWE เชื่อว่าเมื่อทำงานในลักษณะนี้ลูกน้องจะมีอิสระ มีความสุข ความผูกพันในงาน และแรงจูงใจในงานที่ทำมากขึ้น ซึ่งจะทำให้ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการทำงานดีขึ้นโดยที่หัวหน้าไม่ต้องไปควบคุมหรือสั่งการอะไรมากจึงเหมาะกับการทำงานแบบ work from home ที่แต่ละคนอยู่ต่างสถานที่กัน
3.เปลี่ยนจากสั่งการเป็นสนับสนุน
บทบาทของหัวหน้าที่ลูกน้องคาดหวังในช่วง work from home ก็คือการให้ความช่วยเหลือ แน่นอนว่าการปรับมา work from home ย่อมมีอุปสรรคอยู่บ้าง ไม่ว่าจะเป็น ด้านการสื่อสารและการประสานงาน ข้อจำกัดในการทำงาน work from home ของแต่ละคน เช่น บางคนขาดอุปกรณ์ บางคนมีภาระต้องเลี้ยงลูกจึงต้องการยืดหยุ่นเวลาเข้างาน รวมถึงความท้าทายจากโจทย์งานใหม่ๆ ที่เกิดจากการปรับตัวของธุรกิจ ดังนั้นในฐานะผู้นำจึงควรเป็นที่พึ่งและให้คำแนะนำเพื่อไม่ให้ลูกน้องรู้สึกเคว้งคว้าง
อย่างไรก็ตามในช่วงเวลาที่ work from home นี้ลูกน้องอาจจะรู้สึกว่าเข้าถึงหัวหน้าได้ยากขึ้นหรืออาจเกรงใจไม่กล้าติดต่อ หัวหน้าจึงควรแสดงทีท่าที่ชัดเจนว่าพร้อมรับฟังและช่วยเหลือ หรืออาจกำหนดเวลาให้ลูกน้องทราบว่า ช่วงเวลาไหนสะดวกให้ลูกน้องเข้ามาปรึกษาหรือสอบถามเรื่องงานจากเรา
4.ใส่ใจความรู้สึกของพนักงาน
เมื่อต้องไกลกันก็อาจไม่มีเวลาให้สานสัมพันธ์เหมือนก่อน หัวหน้าจึงควรถามไถ่สารทุกข์สุข ดิบและพูดคุยเล่นกับลูกน้องบ้าง ไม่ควรคุยแต่เรื่องงานอย่างเดียว การที่หัวหน้าเป็นฝ่ายเข้า หาจะสะท้อนถึงความใส่ใจที่มีให้กับลูกน้องและช่วยให้บรรยากาศการทำงานไม่ตึงเครียด จนเกินไป หรืออาจจัดกิจกรรมเล่นเกมสนุกๆ ขึ้นมาเพื่อกระชับความสัมพันธ์ของคนในทีม บ้าง ซึ่งจะช่วยให้ลูกน้องมีสุขภาพจิตที่ดีขึ้นและทำงานได้เต็มประสิทธิภาพมากขึ้น
5.หาคอร์สเรียนเพิ่มเติม
มีงานวิจัยที่พบว่าพนักงานที่อยู่ในระดับหัวหน้างานกว่า 40% รู้สึกไม่มั่นใจในทักษะบริหารแบบ remote working ของตัวเอง เนื่องจากไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ดังนั้นการเข้าฝึกอบรมแบบเป็นกิจลักษณะจึงเป็นสิ่งจำเป็น การบริหารแบบ remote working ยังมีรายละเอียดปลีกย่อยอีกมากมายให้เรียนรู้ไม่ว่าจะเป็น บทบาทหน้าที่ของหัวหน้า, เทคนิคการให้ job autonomy กับลูกน้อง, การกระจายงานและประเมินเวลาการทำงาน การสร้างความผูกพันในงานและการสร้างแรงจูงใจให้กับลูกน้อง เป็นต้น
อ้างอิง
Harvard Business Review: Remote Managers Are Having Trust Issues
Harvard Business review: A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers
Researhgate: Result Oriented Work Environment
Adecco Thailand เทคนิคการสร้าง TRUST ในทีม - 13 สิ่งที่หัวหน้าควรทำหากอยากได้ใจลูกน้อง
