ประชุมอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ ในช่วง Work from home

มีนาคม 26, 2563 คำแนะนำด้านอาชีพ

ช่วงนี้อาจมีหลายบริษัทหันมาทำงานกันแบบ Work from Home หรือ Remote Working กันมากขึ้น เพื่อการป้องกันตนเองจากโรคระบาด COVID-19 แต่การนั่งทำงานอยู่บ้านก็ย่อมไม่เหมือนการนั่งทำงานในออฟฟิศ มีบางเรื่องที่อาจจะเกิดการติดขัด ถ้าไม่ได้มารวมตัวกันที่ออฟฟิศ หนึ่งในนั้นก็คือ “การประชุม” นั่นเอง หากต่างคนต่างอยู่คนละที่ ทำอย่างไรถึงจะประชุมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ วันนี้เรามีเคล็ดลับดีๆ มาฝากกันค่ะ

ประโยชน์ของการประชุมงานที่บ้าน หรือประชุมออนไลน์

บางคนอาจจะไม่ค่อยคุ้นชินกับการประชุมผ่าน Video Call หรือประชุมทางออนไลน์กันสักเท่าไหร่ แต่จริงๆ แล้ว มีการสำรวจพบว่า การประชุมแบบ Video Call หรือ Video Conference จากบ้าน หรือจากที่อื่นๆ นั้นช่วยทำให้พนักงานรู้สึกว่าตนเองมีส่วนร่วม และมีตัวตนในที่ประชุมค่ะ จากผลสำรวจของ Gigaom พบว่า กว่า 87% ของพนักงานรู้สึกว่าได้เชื่อมต่อหรือมีปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานได้ดีขึ้นเมื่อประชุมผ่าน Video หรือประชุมแบบ Remote Working ที่เป็นเช่นนั้นเพราะว่า พวกเขารู้สึกว่ามีส่วนร่วมกับทุกๆ กระบวนการในการประชุม เพราะทุกคนต้องคอยจ้องหน้าจอ ล็อกอินเข้าไปในระบบ แสดงใบหน้าให้ทุกคนได้เห็นว่าตัวเองกำลังอยู่ในการประชุมอยู่ สามารถโต้ตอบ แสดงความคิดเห็นได้สะดวกขึ้น

นอกจากนี้ ยังพบว่า การประชุมแบบ  Video Conference หรือประชุมงานจากบ้านผ่านอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์นั้นยังช่วยป้องกันไม่ให้พนักงานทำงานอื่นระหว่างคุยประชุมงานด้วย เพราะว่าการประชุมแบบนี้ทุกคนต้องจดจ่อกับการประชุมที่หน้าจอ หากทำอะไรอย่างอื่น คนอื่นจะเห็นได้ชัดเจนมาก เลยส่งผลให้การประชุมที่อยู่กับคนละที่แบบนี้ค่อนข้างมีประสิทธิภาพ การประชุมออนไลน์ยังมีประโยชน์อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นประหยัดเวลาในการเดินทาง ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง หรือหากมีประเด็นไหนไม่เข้าใจ ก็สามารถแชร์หน้าจอ (Share Screen) ให้เห็นได้อย่างชัดเจน และที่สำคัญอยู่ที่ไหนก็ประชุมได้ค่ะ

ข้อเสียของการประชุมงานอยู่บ้าน

แม้การประชุมแบบ Video Conference หรือประชุมขณะทำงาน Work from Home จะดูมีประโยชน์หลายอย่าง แต่ก็ยังมีข้อเสียบางอย่างที่เราต้องให้ความระมัดระวังค่ะ ปัญหาใหญ่เลยก็คือ เรื่องการถูกขโมยข้อมูลทางคอมพิวเตอร์ หากใช้แอปพลิเคชันที่ไม่ค่อยมีระบบการป้องกันข้อมูลที่ดี ก็อาจจะทำให้ข้อมูลรั่วไหลได้ง่าย 

อีกประเด็นหนึ่งก็เรื่องการสื่อสาร แม้ว่า Video Conference จะสามารถให้เราเห็นหน้าตา ท่าทาง และน้ำเสียงของอีกฝ่าย แต่ถ้าคอมพิวเตอร์ไม่มีคุณภาพมากพอ หรือสัญญาณอินเตอร์เน็ตเกิดการขัดข้อง ก็อาจทำให้การประชุมเกิดการติดขัดได้ นอกจากนี้ การประชุมแบบนี้ก็ยังถูกจำกัดในเรื่องของภาษากายอยู่บ้าง เพราะเราไม่ได้เห็นหน้าของอีกฝ่ายแบบตัวเป็น ไม่ใช่การประชุมแบบ Face-to-Face เสียทีเดียว เราอาจจะขยับตัว หรือใช้ภาษามือได้อย่างจำกัด การแสดงอารมณ์ผ่านสีหน้า มีความคลุมเครือ เห็นไม่ค่อยชัด เลยทำให้การสื่อสารไม่ค่อยเป็นธรรมชาติ หรือทำให้เกิดการสื่อสารที่ผิดพลาดได้


เคล็ดลับประชุมงานอย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อต้อง Work from Home

เราจะเห็นว่า การประชุมงานแบบ Video Conference หรือจากบ้านนั้นก็มีทั้งข้อดีและข้อเสีย แต่ในเมื่อเราต้องทำงานจากบ้าน และก็ต้องประชุมด้วย การประชุมแบบ Video Conference น่าจะตอบโจทย์มากที่สุด เพื่อให้ประชุมงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแม้ต้อง Work from Home  เราจึงมีเคล็ดลับดีๆ มาฝากค่ะ Adecco รับรองว่าหากทำตามนี้ประชุมที่ไหนก็ได้งานแน่นอน

 1. ใช้เครื่องมือการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ

หนึ่งในปัญหาของการประชุมผ่าน Video Conference ก็คือการขัดข้องของโปรแกรมหรือแอปพลิเคชันที่ใช้ รวมถึงสัญญาณอินเตอร์เน็ตที่ไม่ดีพอ ดังนั้น ก่อนเริ่มการประชุมควรเช็คสัญญาณอินเตอร์เน็ตให้ดีเสียก่อน หลังจากนั้นให้ทีมเลือกใช้แอปพลิเคชันการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ และเหมาะสมกับลักษณะการประชุมของตนเอง เช่น ถ้าเป็นการประชุมหลายคนก็ควรเลือกแอปพลิเคชันที่สามารถให้ผู้คนเข้าประชุมได้จำนวนมาก หากมีการแชร์สไลด์ร่วมด้วย ก็ควรเลือกแปพลิเคชั่นที่มีฟังก์ชั่นในการแชร์สไลด์ รวมถึงแอปพลิเคชั่นที่มีระบบป้องกันข้อมูลที่มีความปลอดภัยสูง เพื่อป้องกันข้อมูลรั่วไหลค่ะ ซึ่งแอปพลิเคชั่นที่ใช้งานดี และมีคุณภาพที่อยากแนะนำก็เช่น Microsoft Team, Hangout ของ Google, และ Zoom เป็นต้นค่ะ สำหรับที่ Adecco เราใช้ Microsoft Team เพราะสามารถรองรับการประชุมงานพร้อมกันได้ครั้งละหลายคน มีฟังก์ชันการ share screen ที่หลากหลาย คุณภาพภาพและเสียงคมชัด และปลอดภัยในการเก็บข้อมูลค่ะ

 2. วางแผนเป้าหมายการประชุมให้ชัดเจน

การมีเป้าหมายที่ชัดเจน จะทำให้การประชุมนั้นมีประสิทธิภาพ และได้งานมากขึ้น หากเราประชุมโดยไม่มีแผนการอะไร ก็อาจทำให้เราพูดคุยไปเรื่อยๆ จนอาจหลุดประเด็นสำคัญไป ดังนั้น ก่อนการประชุมควรมีการเขียนเป้าหมาย หรือ Agenda ที่ชัดเจนว่า วันนี้เราจะประชุมกันในประเด็นอะไรบ้าง และควรมีการเช็กลิสต์ไปด้วยในระหว่างการประชุม เพียงเท่านี้เราก็ประชุมออนไลน์ได้ครบประเด็น และดำเนินงานต่อได้ แม้ว่าจะทำงานจากบ้านก็ตาม

 3. แบ่งหน้าที่ให้แต่ละคน เพื่อให้ทุกคนจดจ่อกับการประชุม

การประชุมออนไลน์ หรือผู้ประชุมไม่ได้นั่งอยู่ในที่เดียวกันนั้นอาจทำให้เกิดอีกหนึ่งปัญหาตามมาคือ ผู้คนหลุดจากโฟกัส หรือไม่จดจ่อกับสิ่งที่ประชุมอยู่ เพื่อป้องกันปัญหานี้ เราควรที่แบ่งหน้าที่ให้แต่ละคนเอาไว้ค่ะ เพื่อให้ทุกคนตั้งใจประชุมกันมากขึ้น โดยไม่วอกแวก หรือไปทำอย่างอื่น อย่างเช่น เราอาจจะให้คนแรกทำหน้าที่แชร์สไลด์ คนที่สองจดประเด็นการประชุม คนที่สามคอยตั้งคำถามข้อสงสัย หรือถ้าหากมีคนประชุมจำนวนมาก ก็อาจจะมีการบอกไปว่า หลังจบการประชุมจะมีการถามคำถาม หรือแสดงความคิดเห็นเป็นรายบุคคลไป

 4. เปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูด

ในบางการประชุมอาจจะมีกลุ่มคนหรือกลุ่มพนักงานที่มีไอเดียอยู่เต็มหัว ไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้ อาจจะเป็นเพราะความเกรงใจ ไม่กล้าแสดงออก หรืออาจเป็นเพราะรูปแบบการประชุมออนไลน์ที่ทำให้แสดงความคิดเห็นออกมาได้ยาก หากต้องแย่งกันพูดอาจจะทำให้ได้ยินเสียงของแต่ละคนไม่ชัดเจน ดังนั้น เราควรที่จะเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความคิดเห็นค่ะ อาจจะแบ่งเวลาให้คนละ 2-5 นาที สำหรับทุกคนในการแสดงความคิดเห็นแบบตัวต่อตัว หรืออาจจะเหลือเวลาประมาณ 15 นาทีท้ายการประชุมให้คนที่อยากแสดงความคิดเห็นได้โต้ตอบผ่านทางการประชุมออนไลน์ หรือ Video Conference ค่ะ

 5. สรุปการประชุม

ข้อสำคัญสุดท้าย ที่จะทำให้การประชุมของคุณมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แม้จะประชุมจากบ้านก็คือ ต้องมีกระสรุปประเด็นการประชุมค่ะว่า ในครั้งนี้ได้มีการประชุมอะไรไปบ้าง ข้อสรุปในประเด็นต่างๆ เป็นอย่างไร และขั้นตอนต่อไปหลังจากการประชุมนี้ใครต้องทำอะไรบ้าง ให้พิมพ์สรุปการประชุมอย่างละเอียด และส่งเข้าอีเมลของทุกคนในห้องประชุม เพื่อทบทวนเนื้อหาการประชุมอีกครั้ง เพื่อความเข้าใจที่ตรงกันและไม่หลงลืมประเด็นสำคัญไปค่ะ