สำหรับใครที่กำลังวางแผนจะลาออกครั้งแรกหรือยังไม่คุ้นชินกับการลาออกอาจสงสัยว่าการลาออกจากงานต้องทำอย่างไร มีขั้นตอนการลาออกอย่างไรบ้าง จะลาออกอย่างไรให้ดูไม่น่าเกลียด Adecco ได้สรุป 5 ขั้นตอนในการลาออกจากงานพร้อมข้อแนะนำสำหรับมนุษย์เงินเดือนในการลาออกเพื่อให้เราสามารถลาออกได้อย่างมืออาชีพมาฝากกันค่ะ
- ตรวจสอบสัญญาจ้าง
เมื่อตัดสินใจได้แล้วว่าจะลาออก อันดับแรก Adecco แนะนำให้กลับไปตรวจสอบสัญญาจ้างอีกครั้งก่อนค่ะว่ามีข้อกำหนดเกี่ยวกับการลาออกระบุไว้ในสัญญาหรือไม่ เช่น บางองค์กรอาจกำหนดว่าต้องแจ้งล่วงหน้า 30 วัน บางองค์กรอาจมีข้อกำหนดห้ามไปทำงานกับบริษัทคู่แข่งภายใน 1 ปีแรก ซึ่งเป็นสิ่งที่เราควรตรวจสอบอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าเราไม่ได้กระทำการอะไรที่เป็นการละเมิดสัญญา
- แจ้งให้หัวหน้าทราบ
ก่อนที่จะยื่นจดหมายลาออกตามมารยาทแล้วควรแจ้งหัวหน้าให้ทราบเสียก่อน โดยขอนัดคุยกับหัวหน้าเป็นการส่วนตัวและแจ้งถึงการตัดสินใจลาออกพร้อมอธิบายเหตุผลให้หัวหน้าได้รับทราบ ในการชี้แจงเหตุผลควรเตรียมพร้อมมาก่อนและตัดเรื่องอารมณ์ความรู้สึกออกไป พยายามพูดโดยรักษาน้ำใจกันเพื่อรักษาสัมพันธภาพที่ดีต่อไปเพราะไม่แน่ว่าหลังจากลาออกไปแล้วเราอาจได้ติดต่อหรือทำงานร่วมกันอีกในอนาคตก็ได้
- ยื่นจดหมายลาออก
หลังจากที่แจ้งให้หัวหน้ารับทราบแล้ว หัวหน้าก็จะมีการแจ้งกันภายในไปทางหัวหน้าแผนกที่สังกัดและแจ้งทาง HR ให้รับทราบในเบื้องต้น ขั้นตอนต่อมาที่เราต้องทำคือการยื่นจดหมายลาออกโดยสามารถไปขอแบบฟอร์มการลาออกจากแผนก HR หรือหากไม่มีแบบฟอร์มก็สามารถเขียนเองได้เช่นกัน การยื่นจดหมายลาออกจะเป็นการแสดงเจตจำนงค์อย่างเป็นทางการจากพนักงานซึ่งองค์กรก็จะเริ่มนับวันนี้เป็นวันแรกที่เราได้แจ้งลาออกล่วงหน้า ตามมารยาทแล้วเราควรแจ้งองค์กรล่วงหน้าอย่างน้อย 30 วัน แต่ละองค์กรอาจมีกำหนดที่แตกต่างกันออกไป อาจะมากกว่า 30 วัน ในกรณีที่เป็นตำแหน่งผู้บริหารระดับสูง หรือบางองค์กรอาจอนุญาติให้ออกได้เร็วกว่านั้น ตามแต่ตกลงกัน
- Exit interview
exit interview เป็นขั้นตอนหนึ่งที่แผนก HR จะสัมภาษณ์ผู้ที่ลาออกเพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปปรับปรุงการรักษาพนักงานไว้กับองค์กรให้ดีขึ้นและลดอัตราการลาออกของพนักงานในองค์กร ในขั้นนี้เราควรเตรียมตัวมาก่อนเช่นกันว่าจะอธิบายเหตุผลในการลาออกจากงานอย่างไร พูดถึงปัญหาในที่ทำงานอย่างไร การตอบคำถาม exit interview เราควรที่จะตอบคำถามตามความจริงเพื่อให้องค์กรได้พัฒนาอย่างไรก็ตามก็ต้องระวังให้บัวไม่ช้ำน้ำไม่ขุ่นจนเกินไปด้วยโดยหลีกเลี่ยงการโจมตีตัวองค์กรหรือบุคคลมากเกินไปและหันมาให้คำแนะนำเชิงสร้างสรรค์สำหรับองค์กรแทน เพราะอย่างน้อยๆ ก็จะเป็นประโยชน์กับเพื่อนร่วมงานเราที่ยังทำงานอยู่กับองค์กร
- เตรียมส่งมอบงาน
ขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนที่สำคัญมากเพราะหากไม่ส่งมอบงานให้ดีก็จะทำให้ภาพจำของเรากับองค์กรไม่ดีไปเลย เรียกได้ว่าทำดีมาแค่ไหนก็เหมือนตกม้าตายเอาตอนนี้ ในทางกลับกันหากเราสามารถส่งมอบงานได้ดีก็จะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพของเรา สำหรับการส่งมอบงานนั้นเราควรคุยกับหัวหน้าเพื่อวางแผนการส่งมอบงานร่วมกันว่ามีอะไรที่ต้องทำบ้าง ต้องส่งมอบอะไรวันไหน นอกจากนี้ต้องไม่ลืมจัดระเบียบไฟล์ของเราและอัปโหลดไปยังที่จัดเก็บไฟล์ของแผนกเพื่อให้เพื่อนร่วมงานสามารถค้นหาหรือนำมาทำต่อได้ง่ายๆ ในกรณีที่ได้พนักงานใหม่มาเริ่มงานก่อนที่เราจะออกก็ควรพยายามสอนงานคนที่มารับช่วงต่อให้ได้มากที่สุดเพื่อช่วยให้การทำงานของทีมเป็นไปอย่างราบรื่น
