3 โจทย์ hybrid working ที่ leader ต้องหาทางแก้ไข

มีนาคม 15, 2565 การพัฒนาภาวะผู้นำ

เทรนด์การทำงานในปัจจุบันและต่อจากนี้จะค่อยๆ ปรับสู่การทำงานแบบ hybrid working อย่างเต็มตัว ซึ่งในช่วงโควิดที่ผ่านมาหลายองค์กรก็อาจจะประสบปัญหาจากการปรับตัวมาทำงานในรูปแบบใหม่ จึงต้องค่อยๆ เรียนรู้ ทดลอง และปรับแก้ไขเพื่อหาจุดที่สมดุล แต่ก็ยังมีหลายปัญหาที่ยังก้ำกึ่งไม่ชัดเจนและรอผู้นำเข้ามาแก้ไข โดยบทความจาก Harvard Business Review มองว่ามีสามปัญหาที่คนที่เป็นผู้นำทีมหรือผู้นำองค์กรต้องให้ความสำคัญดังนี้ 

 

Tension #1: Work anytime VS Work all the time 

แม้การทำงานจากที่บ้านจะช่วยให้พนักงานมีความยืดหยุ่นมากขึ้นและบริหารเวลาการทำงานได้เอง แต่งานวิจัยกลับพบว่า ช่วงที่ WFH พนักงานต้องทำงานล่วงเวลามากขึ้น พนักงานถูกคาดหวังให้พร้อมแสตนด์บายตลอดเวลา เส้นแบ่งระหว่างงานกับเรื่องส่วนตัวเริ่มเลือนหายไป พนักงานที่ทำงานทั้งวันทั้งคืนถูกมองว่าเป็นพนักงานดีเด่น แต่สุดท้ายพวกเขาก็จะไม่ไหวและเข้าสู่ภาวะ burnout ในที่สุดและอาจนำมาสู่การสูญเสียทาเลนท์ที่มีค่าไปจากองค์กร ปัญหานี้เป็นสิ่งที่ leader จะต้องยื่นมือเข้ามาจัดระเบียบให้เข้าที่เข้าทาง  

แนวทางรับมือที่บทความจาก Harvard business review  ยกตัวอย่าง เช่น การออกกฎไม่ให้หัวหน้าส่งอีเมลหาลูกน้องหลังเลิกงาน หรือหากส่งหัวหน้าส่งก็ต้องระบุว่า ““My working hours may not be your working hours. Please do not feel the need to respond outside of your working hours,” เพื่อให้อีกฝ่ายรับรู้ว่าทางหัวหน้าไม่ได้คาดหวังให้อีกฝ่ายทำงานล่วงเวลาหรือรีบตอบกลับในทันทีซึ่งจะช่วยลดความกดดันในการทำงานให้กับพนักงานได้ หรืออีกไอเดียที่น่าสนใจเช่นจัดให้มี pre-planned days and nights off เพื่อให้พนักงานสามารถวางแพลนล่วงหน้าได้ว่าสะดวกจัดสรรตารางของตัวเองอย่างไรโดยให้คนในทีมรับทราบร่วมกัน  

สำหรับแนวทางที่ยกตัวอย่างมาทั้งหมดนี้ Adecco มองว่าสิ่งสำคัญคือการสื่อสารให้เคลียร์กันภายในทีมเพื่อให้ทุกคนเข้าใจตรงกันถึงการจัดสรรตารางงานของแต่ละคนว่าช่วงเวลาไหนคือเวลาพักของแต่ละคน เวลาไหนที่ถูกคาดหวังให้สแตนด์บาย เวลาไหนที่สามารถ ignore การตอบอีเมลได้ โดยหากคุยกันให้ชัดเจนก็จะช่วยสร้างความสบายใจให้กับทุกฝ่ายและลดความเครียดในการทำงานลงได้ค่ะ 

Tension #2: Isolation vs. Invasion 

เพราะบ้านเป็นสถานที่ส่วนตัวไม่ใช่สาธารณะ ทางจิตวิทยาพนักงานจึงรู้สึกว่าการทำงานรุกล้ำความเป็นส่วนตัว แต่ขณะเดียวกันบ้านก็ทำให้เรารู้สึกเหงาและโดดเดี่ยวจากทีมเนื่องจากไม่ได้เจอหน้าเพื่อนร่วมงาน ขาดโอกาสพูดคุยสัพเพเหระและทำกิจกรรมร่วมกัน ดังนั้นทำอย่างไรจึงจะบาลานซ์สองสิ่งนี้ให้สมดุล มาดูแนวทางที่เราสรุปมาฝากกันค่ะ  

สำหรับปัญหาเรื่องพนักงานรู้สึกว่าถูกรุกล้ำความเป็นส่วนตัวนั้น ก่อนอื่น leader ต้องสร้างบรรยากาศที่ดีให้พนักงานกล้าที่จะเปิดใจบอกว่าพวกเขาไม่สะดวกใจอย่างไร อะไรบ้างที่เขาโอเคที่จะเปิดเผยและไม่เปิดเผย และเปิดโอกาสให้เขาได้จัดการเรื่องความเป็นส่วนตัวของตัวเอง เช่น การให้โอกาสพนักงานเลือกเข้าประชุมโดยไม่เปิดกล้องยกเว้นบางประชุมที่จำเป็นต้องเปิดจริงๆ รวมถึงการสอนและสนับสนุนให้พนักงานใช้แบ็คกราวด์พื้นหลังในวิดีโอคอลล์ เป็นต้น ซึ่งจะช่วยลดทอนความรู้สึกของการเข้าไปยังพื้นที่ส่วนตัวของพนักงาน 
 
สำหรับปัญหาเรื่องความเหงาและความสัมพันธ์ของทีมงาน องค์กรอาจจัดช่วงเวลาสันทนาการสักวีคละครั้ง โดยแบ่งเวลาสัก 20 นาทีมาพูดคุยกันเบาๆ หรือทำกิจกรรมสนุกๆ เพื่อผ่อนคลาย ซึ่งคำแนะนำนี้สอดคล้องหนึ่งในข้อแนะนำของบทความของ Adecco: 4 โฟกัส สำหรับหัวหน้างานในการบริหารทีมแบบ remote working ที่แนะนำให้หัวหน้าควรแบ่งเวลาการทำงานเพื่อกระชับความสัมพันธ์ของคนในทีม โดยไม่มองว่าเป็นเรื่องที่ทำให้เสียเวลาในการทำงาน แต่มองว่าเป็น task นึงที่สำคัญเหมือนงานอื่นๆ  

 

Tension #3: Possible vs. Preferred 

อีกหนึ่งปัญหาสำคัญที่ค่อนข้างท้าทายสำหรับคนเป็น leader คือ Possible vs. Preferred ซึ่งเป็นปัญหาที่ก้ำกึ่งเพราะบางอย่างองค์กรให้สิทธิ์ทำได้ แต่ลึกๆแล้วองค์กรอาจคาดหวังให้พนักงานไม่ใช่สิทธิ์นั้นหรือในบางกรณีพนักงานก็กลัวหากใช้สิทธิ์แล้วอาจได้รับบทลงโทษ เช่นตัวอย่างจากงานวิจัยที่พบว่าในเคสของพนักงานที่เป็นแม่คนที่แม้ว่าองค์กรจะให้สิทธิ์ในการจัดสรรเวลาทำงานเองได้แต่เมื่อถึงเวลาประเมินจะมองว่าพนักงานที่เป็นแม่ใส่ใจเรื่องงานน้อยกว่าพนักงานที่ทำงานหามรุ่งหามค่ำ และเกิดเป็นอคติว่าคนเป็นแม่ไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่เท่าพนักงานชายเพราะมีข้อจำกัดที่ต้องดูแลครอบครัวจึงมีแนวโน้มที่จะเลื่อนขั้นให้พนักงานชายมากกว่า ซึ่งนำไปสู่ปัญหาความเท่าเทียมทางเพศ ดังนั้นจึงจำเป็นที่ leader และคนในทีมจะหันมาใช้สวัสดิการ flexible hour เมื่อมีโอกาส รวมถึงให้การสนับสนุนและเข้าใจเพื่อนพนักงานที่มีความจำเป็นต้องยืดหยุ่นเวลาทำงานเพื่อให้บรรทัดฐานใหม่ในการทำงานนี้เป็นที่ยอมรับ 

สำหรับ Adecco มองว่าปัญหานี้ส่วนหนึ่งก็มาจากอคติที่มีต่อการทำงานแบบ hybrid working ซึ่งเป็นปัญหาที่ผู้นำต้องเร่งแก้ไข ผ่านการสร้างวัฒนธรรมการทำงานแบบ hybrid working ให้เกิดขึ้นในองค์กร โดย Adecco มองว่านอกจากการสื่อสารที่ชัดเจนไปยังพนักงานแล้ว  leader จำเป็นต้องเคารพในสิทธิ์ที่พนักงานพึงใช้ได้ อย่างเป็นธรรม ในขณะที่พนักงานก็ใช้สิทธิ์ที่ตัวเองพึงมีอย่างเหมาะสม  ทั้งนี้สิทธิ์ต้องมาพร้อมกับความรับผิดชอบ หากการใช้สิทธิ์นั้นไม่ทำให้ เพื่อนร่วมงานหรือทีมเดือดร้อน leader ก็ควรส่งเสริมให้เกิดขึ้นได้จริง เพื่อให้เกิดความรู้สึกที่ดีทั้งสามฝ่าย ทั้งองค์กร leader และตัวพนักงานเอง   และช่วยส่งเสริมให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น  


 

สรุป 

การปรับตัวสู่ hybrid working เป็นโจทย์ที่ท้าทายสำหรับ leader ในทุกระดับ และสำคัญอย่างยิ่งผู้ที่เป็น leader จะต้องปรับทั้งวิธีการและทัศนคติที่มีต่อการทำงาน เพราะหากผู้นำยังยึดสไตล์การทำงานแบบยุคเก่า มีอคติต่อการทำงานแบบใหม่และคนรุ่นใหม่ก็จะทำให้การปรับตัวสู่การวัฒนธรรมแบบ hybrid working เป็นไปได้ยาก และสร้างบรรยากาศการทำงานที่กดดันและตึงเครียดให้กับพนักงานมากกว่าเดิม การจะแก้ปัญหานี้ leader อาจต้องเริ่มต้นจากการเปิดใจยอมรับความเปลี่ยนแปลงก่อน ลองพูดคุยกับพนักงานและทดลองหาวิธีใหม่ๆ มาปรับใช้เพื่อให้คนในทีมทุกคนซึ่งมีความแตกต่างหลากหลายทั้งด้าน อายุ เพศ สถานะ และสไตล์การทำงาน สามารถทำงานด้วยกันจากต่างสถานที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพและความสุขในการทำงาน  

 

อ้างอิง: https://hbr.org/2022/02/3-tensions-leaders-need-to-manage-in-the-hybrid-workplace